Что такое BPM-система (BPMS)?

Low-code платформа Creatio для моделирования и автоматизации бизнес-процессов. Узнайте, какие преимущества BPMS может принести вашему бизнесу.

Определение BPM

low code platform

BPM (Business Process Management, управление бизнес-процессами) – это концепция процессного управления организацией, сочетающая в себе идеологию и программное обеспечение для управления бизнес-процессами. Концепция BPM рассматривает всю работу компании как набор из множества бизнес-процессов и четко отвечает на все вопросы о каждом из них (например, где и когда выполняется процесс, кто ответственный и т.д.).

BPMS (Business Process Management System или Business Process Management Software, система для управления бизнес-процессами) – это программное обеспечение для воплощения BPM-концепции в жизнь, ее технологическая часть.

ЦЕЛИ ВНЕДРЕНИЯ

Внедряя концепцию процессного управления, компания преследует множество индивидуальных целей, которые связаны с видом деятельности и имеющейся проблематикой в работе. Что касается глобальных целей, которые достижимы при успешном внедрении, то можно выделить следующие:

СКОРОСТЬ

Внедрение регламентации и автоматизации процессов, а также установление временных ограничений на выполнение способно кардинально изменить скорость бизнес-процесса.

Ускорение работы и автоматизация рутинных действий положительно влияет на эффективность сотрудников.

КАЧЕСТВО

Четкое соблюдение правил, прозрачность самого процесса и наличие мониторинга за выполнением позволяет достигать наилучшего результата в определенные регламентом сроки.

Избавление сотрудников от множества рутинных действий снижает риск ошибки, связанной с человеческим фактором до минимума.

ГИБКОСТЬ

Способность бизнеса быстро и эффективно реагировать на постоянные изменения рынка. Масштабирование, привлечение или исключение участников различных процессов в кратчайшие сроки используя BPM-инструменты

Достижение организационной гибкости – одна из ключевых целей в условиях пандемии.

УПРАВЛЕНИЕ

Контроль за выполнением с помощью показателей процесса (например, время выполнения, затраты на процесс, загрузка ресурсов).

Управление по такой методике позволяет постоянно анализировать и улучшать сам процесс основываясь на реальных показателях.

МОДЕЛИРОВАНИЕ ПРОЦЕССА В BPMS

low code platform

Для построения процесса в Creatio бизнес-пользователю достаточно воспользоваться таким инструментом, как дизайнер процессов. Условные обозначения, используемые для моделирования бизнес-процессов, представлены в виде блок-схем и диаграмм, что делает процедуру понятной за счет наглядности.

Неоспоримым преимуществом моделирования бизнес-процессов компании в BPMS является то, что эти процессы не просто документируются, но и выполняются. Это позволяет предварительно протестировать их и откорректировать слабые места перед тем, как интегрировать процесс в повседневную работу.

Моделировать бизнес-процессы в Creatio может каждый пользователь, даже без глубокой экспертизы и опыта в моделировании.

СОСТАВНЫЕ ЧАСТИ BPM

Жизненный цикл бизнес-процесса состоит из нескольких составных частей. Концепция BPM подразумевает постоянную работу с процессами, их улучшение и развитие.

Проектирование или моделирование процесса с помощью встроенного дизайнера бизнес-процессов. Как правило все современные BPMS работают с нотацией BPMN и визуализируют готовый процесс в виде блок схемы. Это позволяет понимать и работать со схемами не только профильным специалистам и бизнес-аналитикам, но и людям бизнеса.

Исполнение процесса с помощью движка (ядра) BPM. После старта процесса система автоматически разошлет уведомление всем участникам, сопровождая их задачей и регламентом срока на выполнение. BPMS может взаимодействовать со сторонними ИТ-системами для повышения эффективности. На данном этапе очень важна скорость работы BPM-движка так как в крупных компаниях одновременно могут выполняться сотни, а иногда и тысячи процессов.

Мониторинг или контроль за выполнением с помощью удобных графических дашбордов. BPM-система уведомит ответственного за процесс об отклонении от временных и других плановых показателей. Руководитель получает информацию о проблемных процессах, их участниках для скорейшего принятия решения в режиме реального времени.

Непрерывный анализ и постоянное улучшение на основе полученных данных после выполнения процессов. Возможность гибкой настройки, масштабирования и быстрой адаптации BPMS к новым бизнес-условиям делает данный инструмент особо важным в современном мире.

ПОПРОБУЙТЕ STUDIO CREATIO

  • Уникальная синергия технологий low-code, BPM и CRM

  • Множество преднастроенных модулей и темплейтов

  • Превосходный интерфейс для визуального моделирования

  • Встроенные редакторы и визарды для быстрой настройки приложения

  • Готовые коннекторы для бесшовной интеграции

  • Профессиональный подход к безопасности и администрированию

ЭТАПЫ ВНЕДРЕНИЯ

План и сроки внедрения BPM в работу индивидуален для каждой компании. Согласно универсальным рекомендациям и практикам определяют 4 этапа внедрения: планирование, описание (моделирование), внедрение (настройка), оценка результатов. Рассмотрим кратко каждый этап:

  1. Планирование – определение процессов, которые будут реализованы в проекте, цели и метрики по каждому из них (как текущие, так и ожидаемые).

  2. Описание – составление карты процессов. На данном этапе определяются все связи, события и составляющие с учетом рисков, определяются четкие сроки внедрения каждого процесса. Также обсуждается техническая составляющая интеграции процесса в работу.

  3. Настройка – реализация всех моделей с помощью BPMS и запуск пилотного проекта.

  4. Оценка результатов – этап запускается с началом эксплуатации и длится постоянно, как мы уже отмечали, BPM – это постоянная работа и улучшение процессов. Проектная команд получает обратную связь от пользователей, получает первые метрики новых процессов и вносит корректировки в рабочие модели.

Внедрением BPMS занимаются проектные команды, как со стороны интегратора, так и со стороны заказчика проекта. Срок реализации проекта может составлять от нескольких месяцев до года и зависит от сложности бизнес-процессов, и размера компании. Стоит понимать, что внедрение BPM может не принести молниеносных результатов. Как правило, реальных результатов удается достичь в период от нескольких месяцев до полутора лет.

УЗНАЙТЕ БОЛЬШЕ О ВОЗМОЖНОСТЯХ BPMS-СИСТЕМЫ

  • Моделирование процесса

    Рассмотрим моделирование процесса на примере согласования счета. Сначала определяем логику работы и разбиваем процесс на этапы. В нашем примере, допустим, их будет три: 1) Создание заявки на согласование счета; 2) Проверка этой заявки; 3) Результат заявки (этот этап будет содержать ветвления в зависимости от результата): заявка одобрена — распечатать счет или отклонена — перезвонить поставщику.

    Для построения схемы этого бизнес-процесса в дизайнере процессов системы Creatio необходимо использовать такие элементы:

    • «выполнить задачу», «вопрос пользователю» — результат выполнения этих элементов зависит от выбранных пользователем опций

    • условные потоки — активируются заданными для них условиями

    • логические операторы — активируют один из условных потоков, в зависимости от результата выполнения элементов из первого пункта.

  • Мониторинг процессов

    BPMS — это больше, чем просто моделирование и автоматизация бизнес-процессов. Не менее важным функционалом систем этого класса является мониторинг и глубокий анализ всех бизнес-процессов предприятия. Более того, постоянный мониторинг, выявление и устранение узких мест в процессах, их оптимизация на основании этих показателей — наиболее сложная из задач. Инструменты системы позволяют получать правильную информацию и более точно измерять процесс.

    В системе Creatio таким инструментом является журнал процессов. С его помощью можно отслеживать любые метрики выполнения процессов и визуализировать эти данные, используя дэшборды.

  • Библиотека процессов

    Готовые бизнес-процессы для быстрого старта. Процессы построены с учетом лучших практик крупного бизнеса, что позволит сэкономить время на разработку и поиск наилучшего решения для работы.

    Библиотека постоянно обновляется и дополняется, вы можете вносить изменения в готовые шаблоны и темплейты.

  • Интеллектуальные технологии

    Система обладает интеллектуальным обогащением клиентских данных из открытых источников в автоматическом режиме. Также алгоритмы text mining помогает извлекать данные из e-mail и регистрировать новые карточки клиентов в несколько кликов. Универсальный предиктивный скоринг позволяет автоматически оценивать перспективность сделки, что помогает менеджерам брать в работу наиболее перспективные заявки, находящиеся в очереди. Кроме этого можно настраивать правила определения значимости клиента, срочности заявки и её приоритетность.

  • Управление кейсами

    Управление динамическими процессами с помощью технологии Case Management. Под динамическим процессом подразумевается тот, результат которого зависит от решений, принятых в ходе его выполнения. Такие процессы характерны для крупных компаний, где на каждом этапе выполнения задачи есть несколько вариантов решений, которые влиют на итоговый результат.

    Для управления используется встроенный дизайнер кейсов. Последовательность шагов изменяется с помощью drag-n-drop. Таким образом работать с динамическими процессами может даже неподготовленный пользователь.

  • Варианты использования системы

    Система может быть развернута как в облаке так и на оборудовании клиента. Стоимость лицензии, независимо от типа использования, составляет от 1280 руб. за 1 пользователя в месяц. Стоимость включает техническую поддержку и автоматические обновления.

ПРЕИМУЩЕСТВА И НЕДОСТАТКИ ВНЕДРЕНИЯ BPM

ПЛЮСЫ:

Переход к процессному типу управления и автоматизация большинства бизнес-процессов, повышение эффективности и скорости работы компании.

Использование графических нотаций BPMN при описании позволяет детально проанализировать все процессы в компании и улучшить их.

Максимальная детализация действий людей и ИТ-систем, которые нужны для получения наилучшего результата.

Четкая регламентация всех действий, постановка сроков и контроль за исполнением. Снижение влияния человеческого фактора на итоговый результат.

МИНУСЫ:

Бизнес-процесс статичен и не может быть откорректирован исполнителем. Неточности на стадии планирования влекут за собой повторяющиеся ошибки раз за разом пока процесс снова не изменят.

Внедрение BPM иногда негативно влияет на инициативность сотрудников. Работая по четкому процессу руководство считает, что процесс уже построен наилучшим образом. Крайне важно собирать обратную связь и идеи от всех участников процесса.

FAQ

КТО ИСПОЛЬЗУЕТ BPM?

 

Основные бизнес-отрасли, внедряющие BPM-концепцию: финансовый и банковский сектор, производственные предприятия, крупные ИТ-компании, поставщики услуг, ритейл. Другими словами, средний и крупный бизнес с множеством подразделений, которым необходимо эффективно коммуницировать для достижения максимального результата. Например, для банковского сектора BPM позволяет автоматизировать процессы front-офиса, что кардинально улучшает качество и скорость взаимодействия с клиентами.

ЧТО ТАКОЕ BPMN?

Аббревиатура BPMN обозначает Business Process Model and Notation – это нотация или система условных обозначений, состоящая из интуитивно понятных элементов, которую используют для моделирования бизнес-процессов. Согласно этой нотации бизнес-процессы описывают в виде блок-схем. Детальнее с элементами нотации можете ознакомиться на тематической странице – BPMN.

ЧТО ТАКОЕ ИСПОЛНЯЕМЫЕ И НЕИСПОЛНЯЕМЫЕ ПРОЦЕССЫ?

К исполняемым относятся процессы автоматизации, которые построены строго по нотации BPMN и будут работать при помощи BPMS. Неисполняемые, в свою очередь, создаются просто для демонстрации бизнес-модели, текущего процесса или идеи по его улучшению.

К исполняемым процессам относятся те, которые предназначены для автоматизации.

КАК ПРОИСХОДИТ ВЫПОЛНЕНИЕ БИЗНЕС-ПРОЦЕССА В BPMS?

Исполнение бизнес-процесса начинается со схемы в системе, где и происходит его запуск. Выполнение процесса — это автоматическое прохождение его шагов и реализация контроля. При этом, каждый пользователь, задействованный в функционировании бизнес-процесса, видит требуемые от него задачи и действия. В зависимости от настроек, бизнес-процесс в системе может быть запущен пользователем вручную, либо же автоматически — по входящему (генерирующему) событию. В ходе выполнения процесса, пользователь получает подсказки системы о следующих шагах.

СКОЛЬКО СТОИТ BPM-СИСТЕМА?

Стоимость пользования BPM-системой определяется количеством пользователей (1 пользователь = 1 лицензия) продукта Creatio Studio Enterprise, цена на который стартует от 1280 руб./мес. Общая стоимость проекта внедрения считается индивидуально и зависит от множества факторов.