Автоматизація процесів планування продажів з для підсилення розвитку міжнародного бізнесу

Про Viseven

Viseven надає послуги цифрового маркетингу провідним гравцям у галузях фармацевтики й охорони здоров’я. Компанія пропонує низку застосунків і сервісів, що дозволяють побудувати персоналізовану комунікацію та створити повний цикл мультиканального контенту.

Viseven допомагає компаніям зберігати конкурентну перевагу, поєднуючи маркетинговий досвід і цифрові технології. Рішеннями Viseven користуються компанії, що входять до сотні найкращих у світовому рейтингу в галузі фармацевтики й охорони здоров’я. Ці пропозиції задовольняють потреби компаній будь-якого розміру та рівня цифрової зрілості, надаючи їм необхідні інструменти для ефективної цифрової трансформації.

Ключові факти

50+

країн користувачів

30+

глобальних корпорацій
є клієнтами Viseven

12+

років досвіду

Результати автоматизації

Скорочення часу на підготовку й узгодження бюджетів вдвічі

Єдиний цифровий простір для планування продажів

Цілісність комерційної інформації та мінімізація помилок при роботі з даними

Збільшення точності та періоду прогнозування

Коли ми будували нову систему планування, ми розуміли: якщо хочемо бачити актуальну картину в кожен момент часу й управляти ефективністю, необхідно налаштувати облік на рівні мінімального клієнтського запиту з подальшою консолідацією даних та аналітикою у різних розрізах. З технологіями Creatio та Sales’Up нам вдалося це зробити на 100%.

Андрій Демченко
фінансовий директор Viseven

Трансформація крок за кроком як стратегія успіху

Впровадження нової системи планування відбувалося в три етапи:

На першому кроці компанія визначила загальні підходи до побудови бюджетів, а також запустила процес планування продажів підручними інструментами в Excel з подальшим імпортом даних у Power BI для зручної роботи зі зведеною аналітикою.

Другим кроком стала автоматизація процесу в Creatio, адже Excel-таблиці, хоча й допомагали збирати потрібну інформацію, все ж не могли забезпечити достатній рівень цілісності даних та ускладнювали взаємодію команди.

Третім кроком компанія продовжує розвивати систему планування: оптимізує та спрощує моделі, а також додає нові функції для подальшого підвищення ефективності процесів.

Технологічною основою проєкту автоматизації стала no-code платформа Creatio. Впровадженням займалася компанія Sales’Up, яка пропонує готові рішення на платформі Creatio та комплексні проєкти під потреби замовника. Команда Viseven вже кілька років використовує Creatio для управління повним циклом продажів — від комерційної пропозиції до інвойсування. У системі створюються необхідні документи, а також ведеться моніторинг платежів — щоранку менеджери отримують звіти про статус оплат для своєчасної комунікації з клієнтами та подальшої актуалізації даних.

Логічним кроком в рамках реалізації проєкту стало розширення платформи Creatio універсальним продуктом Sales’Up Data Management, який якнайкраще відповідає потребам компанії. Експерти Sales’Up допомогли з налаштуванням індивідуальних моделей для побудови цілісного процесу планування та бюджетування.

Крок №1: Побудова процесу бюджетування

Відправною точкою в будь-якому бюджетуванні Viseven є продажі. Тому фінансисти підготували структурований майстер-файл в Excel з більше ніж 30 стовпцями, а також створили відповідну кількість пов’язаних файлів, які менеджери з продажів мали заповнювати в розрізі клієнтів, ринків, країн, продуктів та іншої аналітики. На основі зібраної інформації формувалися консолідовані плани, які імпортувалися в ERP- систему та далі в Power BI для використання в управлінських процесах на різних рівнях.

«Актуальність і коректність даних є дуже критичною для нас, — прокоментував Андрій Демченко, фінансовий директор Viseven. — Завдяки управлінню даними ми навчилися правильно визначати, скільки і якого контенту буде потрібно нашим клієнтам у наступному році. Далі, базуючись на історичних даних, навчилися розраховувати кількість людей, які потрібні в різних підрозділах і регіонах. Значна компонента наших витрат — операційні витрати, тому якість планування продажів безпосередньо впливає на якість планування витрат та бюджету в цілому».

Процес запрацював, але був доволі громіздким і складним. По-перше, команди поставали перед труднощами у взаємодії. Перед кожним циклом планування — а їх чотири протягом року — виконувалося повне оновлення майстер-файлу та десятків пов’язаних файлів. Також протягом періоду планування могла з’являтися нова інформація, яку оновлювали в майстер-файлі, після чого менеджери продовжували роботу у своїх файлах. Як наслідок, багато ручної роботи, часті запити на зміни в майстер-файлі, потреба в постійній актуалізації курсів валют, періодів, продуктів, клієнтів призводили до зайвих ускладнень процесу планування.

По-друге, процес планування вимагав аналізу розрізнених історичних даних. Наприклад, для розуміння загальної картини необхідна інформація про фактичні продажі минулого року та поточні проєкти, що потрібно було шукати в різних звітах і системах.

По-третє, виникали труднощі при консолідації планів від різних менеджерів. Керівникові доводилося витрачати час на збір інформації з різних файлів, листів, чатів і заповнювати єдиний файл згідно з шаблоном, наданим фінансистами. Крім того, багато часу займала перевірка та виправлення технічних помилок, наприклад, якщо замість вибору зі списку дані вносилися вручну.

В цілому, такий неструктурований процес призводив до затримок у плануванні, а також до недостатньо ефективного використання ресурсів обох команд. Тому компанія Viseven вирішила автоматизувати планування в Creatio, щоб зробити процес більш гнучким, простим і системним.

Крок №2:
Автоматизація процесу планування продажів

Необхідність змін відчувалася дуже гостро, адже драйвер бізнесу Viseven — це продажі. Було вирішено впровадити єдину систему для консолідації всіх типів планування для більш ніж 100 співробітників Viseven. За підсумками проєкту очікувалося створити умови для більш продуктивної та об’єднаної роботи всіх залучених сторін (відділ продажу, контролери бюджету, менеджери по роботі з клієнтами, фінанси тощо).

У продукті Sales’Up Data Management ми об’єднали кілька можливостей, які повністю закривають потреби планування та прогнозування даних в компаніях будь-якого розміру та з моделями будь-якої складності. По-перше, це можливості з перерахунків і перегляду великих об’ємів даних у різних розрізах. По-друге, це класична BPM-функціональність, коли за певних умов у системі створюються потрібні об’єкти, документи чи нотифікації. По-третє, це інструменти взаємодії користувачів між собою з можливістю коментувати, обговорювати та візувати плани. Ми створили технологічне ентерпрайз-рішення, яке розраховує мільйонні значення та при цьому зберігає простоту Excel-таблиць, до якої всі звикли, включаючи коригування даних вручну.

Олександр Андронік
CEO Sales’Up

Зручний механізм планування: від короткострокового бюджету до стратегічних планів. Інструменти Data Management від Sales’Up дозволили Viseven об’єднати процес планування в одному середовищі та зробити його максимально простим для користувачів. Завдяки гнучким налаштуванням і фільтрам кожен співробітник може працювати з тією інформацією, яка йому потрібна у певний момент часу, — бачити свою ієрархію даних, показники та деталізацію. Крім того, є можливість змінювати зовнішній вигляд таблиць — додавати нові показники, міняти місцями стовпці чи рядки, регулювати ширину, фарбувати кольором тощо.

З точки зору взаємодії, передбачено можливість як погоджувати весь зріз планування, так і залишати коментарі до кожної окремої комірки з можливістю тегування та додавання файлів. Це дозволяє в одному вікні організувати швидкий процес обговорення та затвердження планів на різних рівнях.

Важливо зазначити, що всі налаштування моделей виконуються аналітиком за допомогою користувацьких no-code інструментів. Це значна перевага в порівнянні зі схожими рішеннями, завдяки чому бізнес може оперативно вносити зміни у схеми розрахунків і будувати нові моделі.

Єдиний простір для перегляду оперативних та історичних даних. Завдяки компонованій архітектурі будь-які застосунки, що створені з використанням технологій Creatio, легко вбудовуються в єдину платформу та дозволяють працювати з різними розділами в одному середовищі. Саме тому при роботі з планами менеджери Viseven можуть швидко переглядати будь-яку історичну інформацію для якісного планування або, за необхідності, додавати потрібні дані чи документи в Creatio. Наприклад, щоб спланувати бюджет продажів, менеджер може в одній системі переглянути факт минулого періоду з можливістю деталізації до конкретних документів, проєкти в роботі, минулі та майбутні графіки платежів, комерційні пропозиції тощо.

Щобільше, для зручності користувачів область планування може бути додана на будь-яку сторінку Creatio. Наприклад, якщо компанія відстежує фінансові показники по своїм клієнтам, то окрему вкладку з потрібними даними можна додати безпосередньо на сторінку з профілем клієнта — no-code інструменти Creatio дозволяють це зробити швидко та без програмування.

Миттєва консолідація даних. Завдяки автоматизації немає потреби вручну оновлювати шаблони чи збирати консолідовані плани — система робить це самостійно, тому в кожен момент часу користувачі працюють з актуальною інформацією. Окрім того, перевагою продукту Sale’Up Data Management є можливість вручну вносити зміни в розраховані дані. У цьому випадку система додає помітку, показуючи розраховане значення та скориговане вручну. Враховуючи, що на результат планування може впливати не лише точність розрахунків, а й досвід менеджера чи стратегія компанії, така можливість ручного коригування є додатковою підтримкою розвитку бізнесу.

Крок №3:
Оптимізація та розвиток системи планування

Компанія Viseven продовжує адаптувати Creatio з урахуванням побажань користувачів і потреб бізнесу. Додаткові автоматизовані функції для зменшення ручної роботи, оптимізація та спрощення моделей планування, детальне навчання й інші дії дозволяють крок за кроком підвищувати ефективність процесів.

Серед найближчих планів — перехід до щомісячної актуалізації очікуваного плану по інвойсуванню, а також впровадження динамічної прогнозної моделі, яка дозволить ще більше оптимізувати процес планування. Зокрема, якщо раніше очікуваний план був можливий лише на рівні 60-70% у кінці поточного місяця, то з наступним етапом розвитку проєкту компанія розраховує прогнозувати поточний місяць на 100% і достатньою мірою — майбутні кілька періодів.

Безперервний розвиток — характерна ознака Viseven, вона відчувається в усіх точках взаємодії з компанією. Ми раді такому тісному співробітництву та готові підтримувати майбутні інновації.

Олександр Андронік
CEO Sales’Up

Sales’Up — сучасна компанія-інтегратор рішень повного циклу, що підтримує проєкти від етапу формування перших вимог до запуску та комплексної підтримки клієнтів у майбутньому. З понад 8-річним досвідом в галузевій автоматизації, компанія пропонує no-code інструменти та готові рішення у сфері управління даними.