Автоматизація процесів планування продажів з для підсилення розвитку міжнародного бізнесу

Крок №1: Побудова процесу бюджетування

Відправною точкою в будь-якому бюджетуванні Viseven є продажі. Тому фінансисти підготували структурований майстер-файл в Excel з більше ніж 30 стовпцями, а також створили відповідну кількість пов’язаних файлів, які менеджери з продажів мали заповнювати в розрізі клієнтів, ринків, країн, продуктів та іншої аналітики. На основі зібраної інформації формувалися консолідовані плани, які імпортувалися в ERP- систему та далі в Power BI для використання в управлінських процесах на різних рівнях.

«Актуальність і коректність даних є дуже критичною для нас, — прокоментував Андрій Демченко, фінансовий директор Viseven. — Завдяки управлінню даними ми навчилися правильно визначати, скільки і якого контенту буде потрібно нашим клієнтам у наступному році. Далі, базуючись на історичних даних, навчилися розраховувати кількість людей, які потрібні в різних підрозділах і регіонах. Значна компонента наших витрат — операційні витрати, тому якість планування продажів безпосередньо впливає на якість планування витрат та бюджету в цілому».

Процес запрацював, але був доволі громіздким і складним. По-перше, команди поставали перед труднощами у взаємодії. Перед кожним циклом планування — а їх чотири протягом року — виконувалося повне оновлення майстер-файлу та десятків пов’язаних файлів. Також протягом періоду планування могла з’являтися нова інформація, яку оновлювали в майстер-файлі, після чого менеджери продовжували роботу у своїх файлах. Як наслідок, багато ручної роботи, часті запити на зміни в майстер-файлі, потреба в постійній актуалізації курсів валют, періодів, продуктів, клієнтів призводили до зайвих ускладнень процесу планування.

По-друге, процес планування вимагав аналізу розрізнених історичних даних. Наприклад, для розуміння загальної картини необхідна інформація про фактичні продажі минулого року та поточні проєкти, що потрібно було шукати в різних звітах і системах.

По-третє, виникали труднощі при консолідації планів від різних менеджерів. Керівникові доводилося витрачати час на збір інформації з різних файлів, листів, чатів і заповнювати єдиний файл згідно з шаблоном, наданим фінансистами. Крім того, багато часу займала перевірка та виправлення технічних помилок, наприклад, якщо замість вибору зі списку дані вносилися вручну.

В цілому, такий неструктурований процес призводив до затримок у плануванні, а також до недостатньо ефективного використання ресурсів обох команд. Тому компанія Viseven вирішила автоматизувати планування в Creatio, щоб зробити процес більш гнучким, простим і системним.

Зручний механізм планування: від короткострокового бюджету до стратегічних планів. Інструменти Data Management від Sales’Up дозволили Viseven об’єднати процес планування в одному середовищі та зробити його максимально простим для користувачів. Завдяки гнучким налаштуванням і фільтрам кожен співробітник може працювати з тією інформацією, яка йому потрібна у певний момент часу, — бачити свою ієрархію даних, показники та деталізацію. Крім того, є можливість змінювати зовнішній вигляд таблиць — додавати нові показники, міняти місцями стовпці чи рядки, регулювати ширину, фарбувати кольором тощо.

З точки зору взаємодії, передбачено можливість як погоджувати весь зріз планування, так і залишати коментарі до кожної окремої комірки з можливістю тегування та додавання файлів. Це дозволяє в одному вікні організувати швидкий процес обговорення та затвердження планів на різних рівнях.

Важливо зазначити, що всі налаштування моделей виконуються аналітиком за допомогою користувацьких no-code інструментів. Це значна перевага в порівнянні зі схожими рішеннями, завдяки чому бізнес може оперативно вносити зміни у схеми розрахунків і будувати нові моделі.

Єдиний простір для перегляду оперативних та історичних даних. Завдяки компонованій архітектурі будь-які застосунки, що створені з використанням технологій Creatio, легко вбудовуються в єдину платформу та дозволяють працювати з різними розділами в одному середовищі. Саме тому при роботі з планами менеджери Viseven можуть швидко переглядати будь-яку історичну інформацію для якісного планування або, за необхідності, додавати потрібні дані чи документи в Creatio. Наприклад, щоб спланувати бюджет продажів, менеджер може в одній системі переглянути факт минулого періоду з можливістю деталізації до конкретних документів, проєкти в роботі, минулі та майбутні графіки платежів, комерційні пропозиції тощо.

Щобільше, для зручності користувачів область планування може бути додана на будь-яку сторінку Creatio. Наприклад, якщо компанія відстежує фінансові показники по своїм клієнтам, то окрему вкладку з потрібними даними можна додати безпосередньо на сторінку з профілем клієнта — no-code інструменти Creatio дозволяють це зробити швидко та без програмування.

Миттєва консолідація даних. Завдяки автоматизації немає потреби вручну оновлювати шаблони чи збирати консолідовані плани — система робить це самостійно, тому в кожен момент часу користувачі працюють з актуальною інформацією. Окрім того, перевагою продукту Sale’Up Data Management є можливість вручну вносити зміни в розраховані дані. У цьому випадку система додає помітку, показуючи розраховане значення та скориговане вручну. Враховуючи, що на результат планування може впливати не лише точність розрахунків, а й досвід менеджера чи стратегія компанії, така можливість ручного коригування є додатковою підтримкою розвитку бізнесу.