«Агробудівельний альянс "АСТРА"» — один із найбільших постачальників і сервісних операторів сільськогосподарської техніки в Україні. У пошуках нових шляхів свого розвитку компанія ініціювала проект із впровадження CRM-системи Creatio, який торкався усього шляху взаємодії з клієнтами —від залучення до повторних продажів і постобслуговування. На першому етапі проекту компанія автоматизувала процеси продажів і поділилася своїм досвідом діджиталізаціі процесів.

Про компанію

Компанія «Агробудівельний альянс "АСТРА"» — один із найбільших постачальників і сервісних операторів сільськогосподарської техніки в Україні, присутній на ринку вже понад 20 років. «АСТРА» спеціалізується на продажу нової і вживаної сільськогосподарської техніки, гарантійному сервісі та післягарантійному обслуговуванні устаткування, а також на продажу запасних частин і комплектуючих.

Передумови проекту

«АСТРА» є одним із лідерів ринку: асортимент компанії налічує десятки брендів і сотні найменувань продукції, а серед клієнтів — великі землевласники, господарства, сільськогосподарські компанії по всій країні. Компанія не мала інструменту, який дозволив би централізовано керувати таким масивом інформації — менеджери і керівники використовували 1С, Excel і особисті записи, що ускладнювало стратегічне планування продажів, а також контроль і аналіз роботи відділу.

Компанії був потрібен інструмент, який би дозволив:

• оптимізувати збір даних про господарства;
• об'єднати всю інформацію в єдиному інформаційному середовищі та забезпечити оперативний доступ до неї;
• категоризувати і сегментувати господарства, виходячи з їх потенціалу;
• підвищити ефективність роботи менеджерів і узгодженість їх дій завдяки процесному підходу;
• створити прозорий і системний підхід до управління процесами, щоб у результаті збільшити частку продажів сільськогосподарської техніки на 20%.

«АСТРА» провела тендер, за результатами якого інструментом для реалізації проекту стала платформа Creatio, а компанією-інтегратором — Sales'Up, партнер Creatio. На вибір вплинули low-code інструменти Creatio, які дозволяють користувачам самостійно підтримувати систему і робити необхідні зміни, а також можливість масштабувати рішення і автоматизувати різні ділянки робіт. Крім того, в «АСТРА» відзначили, що важливу роль зіграла галузева експертиза інтегратора.

Роман Ковальчук Директор із розвитку «Агробудівельного альянсу "АСТРА"»

Ми досить довго і ретельно вибирали CRM-систему та інтегратора: протягом півроку вивчали різні пропозиції і спілкувалися безпосередньо з тими гравцями ринку, які вже реалізували подібні проекти в нашій галузі. У результаті ми прийшли висновку, що Creatio має найбільш придатну для нас функціональність. Також нас підкупило те, що інтегратор Sales'Up говорив з нами "однією мовою" і запропонував найбільш відповідне рішення наших задач

Хід реалізації проекту

Створення єдиного інформаційного середовища і управління клієнтською базою В межах проекту була виконана інтеграція з 1С, що дозволило об'єднати на єдиній платформі інформацію про клієнтів, замовлення, продукцію компанії, прайс-листи (включаючи курси валют), графіки відвантажень і оплат, дебіторську заборгованість. Також інформацію в систему заносять регіональні представники, які отримують її під час візиту.

Такий підхід забезпечує актуальність даних і швидкий доступ до них — наприклад, раніше менеджерам доводилося дзвонити в центральний офіс, щоб отримати коректні дані. Більш того, консолідація даних зручна не тільки для їх зберігання, а й для обробки. Завдяки скоринговій моделі всі контрагенти сегментуються в залежності від того, в яких продуктах і послугах вони зацікавлені (спеціальна техніка, комплектуючі, додаткове обладнання тощо).

Автоматизація візитної діяльності Продукт Field Sales for Creatio дозволяє автоматизувати візит регіонального представника — від постановки завдання співробітнику до проведення презентації і фіксації результатів зустрічі. Наприклад, за допомогою продукту представники виконують чек-ін та чек-аут на місці, вносять інформацію про клієнта, формують комерційні пропозиції. Більш того, вони мають миттєвий доступ до всієї необхідної для візиту інформації: скриптів, презентацій, опису продукції тощо.

Роман Ковальчук Директор із розвитку «Агробудівельного альянсу "АСТРА"»

Перед впровадженням системи було побоювання, що команді буде непросто адаптуватися до нових умов роботи. Зараз Creatio використовується всіма співробітниками відділу продажів, і ми бачимо, що складнощів із роботою немає, менеджери практично відразу втягнулися в роботу в CRM-системі

Удосконалення планування Через великий асортимент і широку географію присутності «АСТРА» потребувала функціональності для планування продажів у різних розрізах. Зараз на платформі Creatio така можливість реалізована: компанія формує плани по регіону, бренду, менеджеру, клієнту, може сформувати плани по першим і повторним продажам і багато іншого. Менеджери можуть відстежувати виконання плану відразу в мобільній версії платформи. У системі можна відстежувати фактичні продажі, поточний відсоток нарахування згідно матриці бонусів, необхідний обсяг продажів для переходу на наступний рівень та інші показники.

Контроль і аналіз роботи департаменту продажів Одним з ключових запитів компанії на старті проекту було забезпечити оперативний доступ до аналітики, а також налаштувати швидке формування звітів. У системі налаштовані стандартні звіти і вказані KPIs, які формуються автоматично завдяки створенню єдиного інформаційного середовища. Це не тільки спростило контроль за показниками всіх співробітників відділу і підвищило самомотивацію, а й прискорило прийняття управлінських рішень.

Контроль і планування демо-турів Через трудомісткість процесу планування витрат по демо-турам і нерозуміння їх ефективності була необхідність в автоматизації цього процесу. Зараз на платформі Creatio реалізована можливість управління бюджетом, планування і відстеження витрат з можливістю релокації, зручна побудова маршруту і підбір клієнтів для демонстрацій з автоматичним розрахунком усіх показників. Автоматизація цього процесу дозволила зробити його більш зрозумілим і керованим, а також у повній мірі контролювати його ефективність для подальшої оптимізації.

Плани з розвитку системи

Автоматизація продажів — тільки перший етап проекту по впровадженню Creatio. Надалі компанія планує автоматизувати весь шлях клієнта, від знайомства і першого продажу до післяпродажного обслуговування і крос-продажів, та масштабувати систему на інші ділянки своєї роботи.

Зараз до запуску готується ще один процес — управління мотивацією співробітників. Підрахунок бонусів був дуже трудомістким, займав до місяця, а в самому процесі були задіяні 4-5 відділів. При цьому співробітники не розуміли, на який рівень бонусу вони можуть розраховувати в середині сезону.

Завдяки інструменту Планування компанія і співробітники зможуть в режимі реального часу відслідковувати виконання плану продажів і оперативно реагувати на всі зміни. Інформація про виконання плану і бонуси буде доступна кожному співробітнику в мобільному додатку в будь-який зручний момент.

Ще одним етапом проекту стане оптимізація сервісного відділу, в рамках якого буде автоматизовано процес обробки звернень від клієнтів, а також адаптовано мобільний додаток для роботи сервісних інженерів — з автоматичним білінгом трудовитрат, списання матеріалів, підготовкою всіх необхідних документів (акту введення в експлуатацію, приймання-передачі тощо), план-графіком завантаження сервісних інженерів з розподілом їх по skill-групам.

Олександр Андронік СЕО Sales'Up

Компанії українського агросектору активно шукають шляхи розвитку та зростання бізнесу — автоматизація однозначно є одним з таких рішень, що ми і бачимо на прикладі компанії "АСТРА". Ми раді, що наша експертиза в реалізації проектів для агрокомпаній допомагає клієнту виконувати роботу всередині якісніше і легше і підкорювати нові вершини на ринку