AUTOMATIZACIÓN DEL FLUJO DE TRABAJO

Una guía rápida
sobre la automatización del flujo de trabajo,
ventajas, uso
práctico y herramientas populares

DEFINICIÓN DE LA AUTOMATIZACIÓN
DEL FLUJO DE TRABAJO

La automatización del flujo de trabajo es el proceso de diseño, ejecución y automatización de series de tareas, datos y enrutamiento de archivos entre individuos o sistemas basados en reglas predefinidas. Una vez que el usuario establece reglas y lógica específicas, se ejecutan tareas como el envío de correos electrónicos, la creación de recordatorios, la programación de tareas, la activación de campañas drip, etc., sin intervención humana.

¿CÓMO FUNCIONA LA AUTOMATIZACIÓN DEL FLUJO DE TRABAJO?

La automatización del flujo de trabajo se basa en una serie de dependencias condicionales que desencadenan una secuencia de acciones. El ámbito de la tarea se divide en varias ramas en función de las herramientas, las unidades de negocio o las funciones que son responsables de la acción requerida.

Dependiendo de si un flujo de trabajo puede describirse mejor como una secuencia de pasos estructurada o no estructurada/semiestructurada, existen dos técnicas diferentes de diseño de flujos de trabajo: la notación de gestión de procesos empresariales y los casos dinámicos.

Consideremos un flujo de trabajo no estructurado creado en Creatio utilizando la herramienta DCM. A diferencia de los flujos de trabajo estructurados, los no estructurados o semiestructurados sirven de guía, más que de instrucciones paso a paso. Se diseñan mejor como una secuencia de pasos que incluyen un conjunto de tareas llamadas casos. Los casos pueden ejecutarse en una secuencia, en paralelo o sin ningún orden específico.

El siguiente flujo de trabajo representa una rutina de mantenimiento de hardware. En la parte superior del diagrama, hay una secuencia de pasos estrictos como la de un flujo de trabajo estructurado. Además, hay reglas de transición que acompañan a cada paso. Los flujos de trabajo no estructurados tienen un conjunto de casos esbozados para cada paso que pueden ejecutarse en un orden no secuencial; puede haber o no reglas de transición especificadas entre los casos. Si no hay restricciones, son los empleados responsables los que deciden cómo enfocar mejor la situación caso por caso.

Así es como se puede diseñar un flujo de trabajo de mantenimiento de hardware:

1
El flujo de trabajo comienza con el paso de registro del caso, en el que se identifica al cliente y su necesidad. Las actividades descritas a continuación pueden realizarse simultáneamente. Una vez registrado el caso, comienza el siguiente paso: la clasificación del caso.
2
Tras la clasificación del caso, comienza la siguiente fase, la de investigación y diagnóstico. Consiste en diferentes tipos de comprobaciones de hardware, que pueden realizarse sin un orden específico. Desde el punto de vista logístico, la descripción del problema encontrado es el último paso de la secuencia del caso antes de pasar al siguiente.
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En el siguiente paso, se debe solucionar el problema del cliente y, si es necesario, realizar todas las actividades de recuperación.
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Por último, se cierra el caso y se completa el flujo de trabajo.

La construcción de flujos de trabajo no estructurados en el formato de Casos Dinámicos proporciona un formato más flexible que su diseño como procesos BPMN (Notación de Modelado de Procesos de Negocios).

CÓMO CREAR Y AUTOMATIZAR FLUJOS DE TRABAJO CON CREATIO

El versátil diseñador de procesos de Creatio, basado en BPMN, permite construir flujos de trabajo de cualquier complejidad, mientras que las herramientas de gestión de casos ayudan a gestionar y automatizar los procesos no estructurados. Un potente motor BPM permite la ejecución simultánea de múltiples flujos de trabajo. El uso de las herramientas de arrastrar y soltar de la plataforma no-code de Creatio permite crear flujos de trabajo tan fáciles como jugar con LEGOS: mover elementos, involucrar a los compañeros, comentar las acciones y gestionar todos los procesos en un único entorno. Sus herramientas de análisis visual ayudan a detectar al instante los obstáculos y a optimizar los procesos.

EJEMPLOS DE AUTOMATIZACIÓN DEL FLUJO DE TRABAJO

SOFTWARE DE AUTOMATIZACIÓN DEL FLUJO DE TRABAJO

CREATIO: PARA AUTOMATIZAR PROCESOS
DE CUALQUIER COMPLEJIDAD EN MINUTOS

Creatio es una plataforma de low-code/no-code para la gestión de procesos y CRM. Creatio combina una plataforma intuitiva de low-code/no-code, el mejor CRM de su clase y un sólido BPM en una única solución para acelerar las ventas, el marketing, el servicio y las operaciones de las medianas y grandes empresas.

Para acelerar aún más las operaciones, Creatio ofrece un enfoque componible para el desarrollo de aplicaciones y la automatización del flujo de trabajo. La funcionalidad lista para usar de Creatio elimina la necesidad de crear módulos básicos para las aplicaciones desde cero. Sus módulos preconfigurados tienen funciones básicas comunes necesarias para varias aplicaciones, y pueden reutilizarse para desarrollar diferentes soluciones más rápidamente. De este modo, los usuarios pueden reutilizar módulos preconfigurados o recién desarrollados, complementos y aplicaciones completas para crear rápidamente las soluciones necesarias.

Precios de Creatio: $0 (Studio Gratis)$25/mes (Studio para empresas)

Kissflow es un software de automatización de flujos de trabajo todo en uno que ayuda a automatizar los flujos de trabajo de recursos humanos, ventas, finanzas, administración, marketing y compras.

Kissflow ofrece más de 50 aplicaciones BPM preinstaladas que permiten agilizar casi cualquier proceso empresarial.

El software es una buena opción para las pequeñas empresas que están empezando a automatizar sus flujos de trabajo. La plataforma es bastante sencilla y fácil de usar, por lo que es fácil de implementar y utilizar.

Precios de Kissflow: $200/mes (Básico)$495/mes (Avanzado)$1,900/mes (Completo)

Integrify es un software que permite crear y automatizar flujos de trabajo con un desarrollador con funciones de arrastrar y soltar y ejecutar procesos secuenciales. La plataforma ayuda a colaborar en las tareas, probar los procesos, establecer recordatorios, etc. Esto permite agilizar los procesos empresariales rutinarios y automatizar las tareas manuales tediosas.

Integrify también tiene una interfaz abierta basada en el descanso que ayuda a los usuarios a integrarse con bases de datos externas, y la capacidad de importar y exportar datos de documentos Excel y PDF.

El software funciona mejor para las pequeñas y medianas empresas que buscan automatizar sus tareas cotidianas. Su generador de procesos facilita el inicio y la finalización de un flujo de trabajo.

Precios de Integrify: bajo petición

OutSystems es una plataforma de desarrollo low-code para grandes empresas o desarrolladores que buscan publicar aplicaciones directamente en las tiendas de aplicaciones para consumidores. La plataforma permite a los usuarios desarrollar aplicaciones responsivas que se integran fácilmente con los sistemas existentes.

La plataforma ofrece herramientas visuales y plantillas y componentes reutilizables para ayudar a las empresas a crear aplicaciones básicas. También proporciona capacidades de administración, gestión de proyectos, despliegue y actualización, y automatización para los desarrolladores. Se recomienda a los nuevos usuarios que aprendan las habilidades de desarrollador low-code de Outsystem antes de construir soluciones.

La solución es una buena opción para organizaciones con 1000-5000 empleados.

Precios de OutSystems: van desde los $4.000 mensuales

Nintex proporciona más de 3 millones de aplicaciones de flujo de trabajo que ayudan a los clientes empresariales a gestionar, automatizar y agilizar sus procesos.

Nintex ofrece diferentes herramientas de automatización de flujos de trabajo para la asignación de procesos, la creación de flujos de trabajo, la inteligencia de procesos, etc., que permiten a las empresas asignar cada uno de los procesos, ejecutarlos y supervisar su rendimiento.

Nintex es una buena opción para empresas con procesos ya establecidos.

Precios: $910/mes (Estandar)$1,400/mes (Empresarial)

¿QUÉ ES LA AUTOMATIZACIÓN DEL FLUJO DE TRABAJO EN CRM?

La automatización del flujo de trabajo en la gestión de las relaciones con los clientes permite automatizar los flujos de trabajo relacionados con los clientes de cualquier complejidad para ahorrar tiempo, impulsar las ventas y aprovechar el talento de los empleados. Te permite automatizar las tareas relacionadas con el CRM, ya sea ponerte en contacto con las partes pertinentes, enviar correos electrónicos de bienvenida a los nuevos clientes o ponerte en contacto con un representante sobre un problema del cliente.

¿POR QUÉ UTILIZAR LA AUTOMATIZACIÓN DEL FLUJO DE TRABAJO?

Las empresas optan por la automatización del flujo de trabajo para mejorar la eficiencia de sus procesos, aumentar la productividad, garantizar la precisión, la audibilidad y la responsabilidad, así como mejorar el índice de satisfacción laboral de los empleados.

¿QUÉ ES EL FLUJO DE TRABAJO INTELIGENTE?

Un flujo de trabajo inteligente es una combinación de automatización, IA (Inteligencia Artificial), análisis y habilidades necesarias para cambiar la forma de realizar el trabajo. Minimiza la fricción a través de la automatización de tareas, ayudando así a las organizaciones a agilizar sus procesos y mejorando el crecimiento del negocio.