WORKFLOW-AUTOMATISIERUNG
Ein Quick-Guide
zu Vorteilen, praktischer
Verwendung und beliebten
Tools in der Workflow-Automatisierung
WORKFLOW-AUTOMATISIERUNG
DEFINITION
Workflow-Automatisierung beschreibt den Prozess der Erstellung, Ausführung und Automatisierung einer Reihe von Aufgaben, Informationen und Dateienweiterleitungen zwischen Individuen oder Systemen, basierend auf vordefinierten Regeln. Sobald ein Nutzer spezifische Regeln und Logiken definiert hat, werden Aufgaben wie das Senden von E-Mails, Erstellen von Erinnerungen, Einplanen von Aufgaben, Durchführen von Drip-Kampagnen und mehr, automatisch und ohne menschliches Eingreifen durchgeführt.
WIE FUNKTIONIERT WORKFLOW-AUTOMATISIERUNG?
Die Workflow-Automatisierung basiert auf einer Reihe von Wenn/Dann-Bedingungen, die eine Aufgabenabfolge auslösen. Der Aufgabenbereich ist in mehrere Zweige unterteilt, abhängig von den Tools, den Geschäftsbereichen oder den Rollen, die für die notwendige Aktion verantwortlich sind.
Abhängig davon, ob ein Workflow am besten als strukturierte oder unstrukturierte/teilstrukturierte Abfolge von Schritten beschrieben werden kann, gibt es zwei verschiedene Workflow-Designtechniken – Geschäftsprozessmodell- und notation (engl. BPMN) oder als dynamische Fälle.
Lassen Sie uns einen unstrukturierten Workflow ansehen, der in Creatio mit Hilfe des DCM-Tools erstellt wurde. Im Gegensatz zu strukturierten Workflows dienen unstrukturierte oder teilstrukturierte Workflows eher als Richtlinien anstatt als Schritt-für-Schritt Anleitungen. Sie werden am besten als Schrittabfolge erstellt, die bestimmte Aufgaben, genannt Fälle, beinhalten. Fälle können sequenziell, parallel oder ohne bestimmte Reihenfolge ausgeführt werden.
Der untenstehende Workflow stellt eine Hardware-Instandhaltungs-Routine dar. Oben im Diagramm befindet sich eine Abfolge genau definierter Schritte wie in einem strukturierten Workflow. Zusätzlich dazu gibt es Übergangsregeln, die einen jeden Schritt begleiten. Unstrukturierte Workflows besitzen gewisse Fälle, die für jeden Schritt klar definiert sind und in beliebiger Reihenfolge ausgeführt werden können. Zwischen den Fällen kann es, muss aber nicht, spezifizierte Übergangsregeln geben. Wenn es keine Beschränkungen gibt, dann können die verantwortlichen Mitarbeiter Fall für Fall entscheiden, wie die Situation am besten bearbeitet wird.
Hier sehen Sie, wie ein Hardware-Instandhaltungs-Workflow erstellt werden kann:
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Der Workflow beginnt mit dem Schritt der Fallregistrierung, in dem der Kunde und der Kundenbedarf identifiziert werden. Die unten beschriebenen Aktivitäten können gleichzeitig ausgeführt werden. Sobald der Fall registriert wurde, beginnt der nächste Schritt: die Fallklassifikation.
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Nach dem Schritt der Fallklassifikation beginnt die nächste Stufe – Nachforschung & Diagnose. Sie besteht aus verschiedenen Arten des Hardwarechecks, die ohne bestimmte Reihenfolge ausgeführt werden können. Aus logistischer Sicht ist die Beschreibung des gefundenen Problems der letzte Schritt in der Fallabfolge, bevor der nächste Schritt eingeleitet wird.
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Im nächsten Schritt sollte das Problem des Kunden behoben werden und, wenn notwendig, alle Wiederherstellungsaktivitäten durchgeführt werden.
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Abschließend wird der Fall geschlossen, womit der Workflow endet.
Unstrukturierte Workflows im Format der dynamischen Fälle zu bauen bietet mehr Freiheiten als die Erstellung als BPMN-Prozess.
WIE WORKFLOWS IN CREATIO ERSTELLT UND AUTOMATISIERT WERDEN
Creatios vielseitiger, auf BPMN basierter Prozessdesigner ermöglicht die Erstellung von Workflows beliebiger Komplexität, während Fallmanagement-Tools dabei helfen, unstrukturierte Prozess zu verwalten und zu automatisieren. Eine mächtige BPM-Engine ermöglicht gleichzeitig mehrere Workflowausführungen. Durch die Verwendung von Drag-and-Drop-Tools aus Creatios No-Code-Plattform wird die Erstellung von Workflows zum Kinderspiel: Elemente bewegen, Kollegen einbeziehen, Ereignisse kommentieren und Prozesse in einer einzigen Umgebung verwalten. Die visuellen Analyse-Tools helfen dabei Engpässe schnell zu identifizieren und Prozesse zu optimieren.
BEISPIELE DER WORKFLOW-AUTOMATISIERUNG
Finanzbereich
Human ressources
FINANZBEREICH
Automatisierungssoftware ermöglicht es Ihnen Formulare zu erstellen, Workflows zu entwickeln und Prozesse zu verfolgen, alle Ihre Abläufe wie Anfragen, Kredite, Erstattungen, Budgetgenehmigungen und so weiter zu vereinheitlichen.
Einige Beispiele für automatisierbare Workflows in der Finanzbranche sind:
- Einen Prozess für die Genehmigung von Ausgaben von Anfang bis Ende
- Anbieter- und Vertragsgenehmigungen verwalten
- ACH- und Banküberweisungen priorisieren
- Anfragen zu Reisekostenausgaben abhängig von Standort und Aktivität verwalten
- Budgets basierend auf vorgegebenen Parametern genehmigen
HUMAN RESSOURCES
HR-Workflow-Automatisierung hilft dabei die Dateneingabe und -verarbeitung von Mitarbeitern zu vereinheitlichen.
Aufgaben im HR-Bereich zu automatisieren ermöglicht:
- Kandidaten nach einer gewissen Zeit der Inaktivität aus der Datenbank zu entfernen
- E-Mails an Kandidaten zu senden, die es nicht in die finale Runde geschafft haben
- Kandidaten nach bestimmten Schlüsselwörtern in den Arbeitserfahrungen zu filtern
- Einkommensteuerbescheid an Mitarbeiter versenden
- Feedback der Mitarbeiter nach einer gewissen Zeit im Unternehmen erfragen
WORKFLOW-AUTOMATISIERUNGSSOFTWARE
Creatio: to automate processes of any complexity in minutes
Creatio ist eine Low-Code/No-Code-Plattform für Prozessmanagement und CRM. Creatio kombiniert eine intuitive Low-Code/No-Code-Plattform, branchenbestes CRM und ein robustes Prozessmanagement, um Verkäufe, Marketing, Dienste und Geschäftstätigkeiten für mittelgroße und große Unternehmen zu beschleunigen.
Um Geschäftstätigkeiten noch weiter zu beschleunigen, bietet Creatio einen bausteinartigen Ansatz für die App-Entwicklung und die Workflow-Automatisierung. Dank der sofort einsatzbereiten Funktionalität von Creatio müssen die Kernmodule für Apps nicht mehr von Grund auf neu entwickelt werden. Die vorkonfigurierten Module verfügen über gemeinsame Kernfunktionen, die für mehrere Anwendungen benötigt werden und können zur schnelleren Entwicklung verschiedener Lösungen wiederverwendet werden. Dadurch können Nutzer vorgefertigte oder neuentwickelte Module, Plug-Ins und ganze Anwendungen für andere Zwecke verwenden, um auf schnellstem Wege nützliche Lösungen zu erschaffen.
KISSFLOW: FÜR KLEINE UNTERNEHMEN UND ANFÄNGER IN DER WORKFLOW-AUTOMATISIERUNG
Kissflow ist eine Alles-in-einem-Workflow-Automatisierungssoftware, die bei der Automatisierung von HR-, Vertriebs-, Finanzen-, Administrations-, Marketing- und Einkaufsworkflows hilft.
Kissflow bietet mehr als 50 vorinstallierte BPM-Anwendungen, die die Vereinheitlichung von beinahe allen Geschäftsprozessen ermöglichen.
Die Software ist eine gute Lösung für kleine Unternehmen, die gerade damit anfangen, ihre Workflows zu automatisieren. Die Plattform ist relativ einfach gehalten und nutzerfreundlich aufgebaut, wodurch sie leicht implementiert und genutzt werden kann.
Kissflow Preise:
$200/Monat (Basic)$495/Monat (Fortgeschritten)$1,900/Monat (Vollausstattung)
INTEGRIFY: ZUR AUTOMATISIERUNG TÄGLICHER AUFGABEN
Integrify ist eine Software, mit der Workflows per Drag-and-Drop-Funktion erstellt und automatisiert und sequenzielle Prozesse durchgeführt werden können. Die Plattform hilft bei der gemeinsamen Arbeit an Aufgaben, Testprozessen, Erstellung von Erinnerungen und vielem mehr. Dies hilft dabei, sich wiederholende Geschäftsabläufe zu vereinheitlichen und ermüdende, manuelle Aufgaben zu automatisieren.
Integrify verfügt außerdem über eine offene REST-basierte API, die den Nutzern die Integration mit externen Datenbanken erleichtert, sowie über die Möglichkeit, Daten aus Excel- und PDF-Dokumenten zu importieren und zu exportieren..
Die Software eignet sich am besten für kleine und mittelgroße Unternehmen, die ihre alltäglichen Aufgaben automatisieren möchten. Ihre Prozess-Builder erleichtern den Start und die Vervollständigung eines Workflows.
Integrify Preise:
Auf Nachfrage
OUTSYSTEMS: FÜR UNTERNEHMEN, DIE ES SICH LEISTEN KÖNNEN
OutSystems ist eine Low-Code Entwicklungspattform für große Unternehmen oder Entwickler, die Apps direkt für App-Stores veröffentlichen möchten. Die Plattform ermöglicht es den Nutzern, reaktionsschnelle Anwendungen zu entwickeln, die sich problemlos in bestehende Systeme integrieren lassen.
Die Plattform bietet visuelle Tools sowie wiederverwendbare Vorlagen und Komponenten, die Unternehmen bei der Erstellung einfacher Anwendungen unterstützen. Außerdem bietet sie Funktionen für Verwaltung, Projektmanagement, Bereitstellung und Aktualisierung sowie Automatisierungsfunktionen für Entwickler. Neuen Nutzern wird empfohlen, vor der Erstellung von Lösungen die Low-Code-Entwicklerfähigkeiten von OutSystem zu erlernen.
Diese Lösung stellt eine gute Option für Unternehmen mit 1000-1500 Mitarbeitern da.
OutSystem Preise:
Beginnt bei $4.000 pro Monat
NINTEX: FÜR GUT ETABLIERTE PROZESSE
Nintex bietet über 3 Millionen Workflow-Anwendungen, die Unternehmen dabei helfen ihre Kunden zu verwalten, zu automatisieren und die Prozesse zu vereinheitlichen.
Nintex bietet verschiedene Workflow-Automatisierungstools für die Prozessabbildung, den Aufbau von Workflows, Prozessintelligenz und mehr, die es Unternehmen ermöglichen, jeden der Prozesse abzubilden, sie auszuführen und ihre Leistung zu überwachen.
Nintex ist eine gute Lösung für Unternehmen, die bereits etablierte Prozesse besitzen.
Preise:
$910/Monat (Standard)$1,400/Monat (Unternehmen)
WAS IST DIE WORKFLOW-AUTOMATISIERUNG IM CRM?
Die Workflow-Automatisierung im Customer-Relationship-Management ermöglicht die Automatisierung kundenbezogener Arbeitsabläufe jeglicher Komplexität, um Zeit zu sparen, den Umsatz zu steigern und die Talente der Mitarbeiter zu nutzen. So können Sie CRM-bezogene Aufgaben automatisieren, sei es die Kontaktaufnahme mit relevanten Parteien, das Versenden von Willkommens-E-Mails an neue Kunden oder die Kontaktaufnahme mit einem Kundendienstmitarbeiter bei einem Kundenproblem.
WARUM WORKFLOW-AUTOMATISIERUNG NUTZEN?
Unternehmen entscheiden sich für Workflow-Automatisierung, um die Effizienz ihrer Prozesse zu verbessern, die Produktivität zu steigern, Genauigkeit, Nachvollziehbarkeit und Verantwortlichkeit zu gewährleisten und die Arbeitszufriedenheit der Mitarbeiter zu erhöhen.
WAS IST EIN INTELLIGENTER WORKFLOW?
Ein intelligenter Workflow ist eine Kombination aus Automatisierung, künstlicher Intelligenz (KI), Analysen und Fähigkeiten, die erforderlich sind, um die Art und Weise, wie Arbeit erledigt wird, zu verändern. Er minimiert Reibungsverluste durch die Automatisierung von Aufgaben und hilft so Unternehmen, ihre Prozesse zu rationalisieren und das Geschäftswachstum zu steigern.