CRM-Software: Das Wichtigste im Überblick + beste CRM-Tools für 2026

CRM-Software ist heute ein unverzichtbares Werkzeug für das effiziente Management von KundInnenbeziehungen. Vollständig implementiert und umfassend genutzt in allen Abteilungen hilft CRM-Software Unternehmen, Daten zu zentralisieren, Prozesse zu optimieren und nahtlose teamübergreifende Zusammenarbeit zu ermöglichen, um erstklassige KundInnenerfahrungen zu bieten.

Wichtige Erkenntnisse

1. Die Hauptgründe für die Einführung von CRM-Software sind: Ineffizienzen in aktuellen Prozessen (40 %), eingeschränkte Funktionen vorhandener Tools (31 %) und die Notwendigkeit, neue Geschäftschancen zu nutzen (11 %) (Capterra).
2. Die meisten CRM-Plattformen bieten Kernfunktionen wie Kontaktmanagement, Vertriebs- und Marketingautomatisierung, Tools für den KundInnenservice, Analysen sowie Drittanbietenden-Integrationen.
3. Um ihren Mehrwert optimal zu nutzen, setzen moderne CRMs KI ein, um vorausschauende Einblicke zu bieten, Routineaufgaben zu automatisieren, KundInneninteraktionen zu personalisieren und Entscheidungen in Echtzeit zu verbessern.
4. Die besten CRM-Softwares in 2026 sind: Creatio, HubSpot, Microsoft Dynamics 365, Freshworks, Zoho CRM, Zendesk, Pipedrive, Monday CRM, Keap CRM und Insightly CRM.
5. Die nächste Evolutionsstufe des CRM ist agentische CRM – Plattformen wie Creatio CRM, die von rollenbasierten KI-Agenten unterstützt werden, gehen über reine Automatisierung hinaus und handeln proaktiv im Sinne der Teams. So können Unternehmen Workflows schneller skalieren und intelligentere, personalisierte KundInnenerfahrungen bieten.

Was ist CRM-Software?

Customer Relationship Management (CRM)-Software ist eine Plattform, die Unternehmen hilft, KundInneninformationen zu zentralisieren, KundInneninteraktionen zu verfolgen und Workflows entlang des gesamten KundInnenlebenszyklus zu automatisieren. Mit CRM können Organisationen Leads und Chancen verwalten, das KundInnenverhalten analysieren, personalisierte Marketingkampagnen durchführen, Vertriebsprozesse optimieren und reaktionsfähigen KundInnensupport bieten. CRM-Software befähigt Teams, stärkere Beziehungen aufzubauen, die Produktivität zu steigern und das Umsatzwachstum zu fördern.

7 Unternehmens-Herausforderungen, die CRM-Software bewältigt

Laut Gartner verlassen sich fast die Hälfte der Unternehmen weiterhin auf Drittanbietenden-Tools (49 %), Tabellenkalkulationen (18 %) oder haben gar kein System (21 %) für das Management von KundInnenbeziehungen. Neben solchen Lücken stehen Unternehmen vor vielfältigen Herausforderungen, die CRM-Software gezielt löst. Die wichtigsten zeigen wir Ihnen nachfolgend.

1. Zerstreute KundInneninformationen in verschiedenen Abteilungen?

Wenn KundInneninformationen auf mehreren Datenbanken und Teams verteilt sind, verlieren Mitarbeitende viel Zeit bei der Suche nach Details und riskieren ein inkonsistentes KundInnenerlebnis. Stellen Sie sich vor, Ihre Vertriebsmitarbeitenden müssen sich jedes Mal an die Marketingabteilung wenden, um zu erfahren, wie eine KundIn erstmals mit Ihrem Unternehmen in Kontakt kam – das verlangsamt die Kommunikation mit dem Lead erheblich und beeinträchtigt das KundInnenerlebnis.

Ein CRM-System bündelt alle KundInneninformationen in einem zentralen und intuitiven Dashboard, was schnellere Reaktionszeiten, individuellere Interaktionen und eine nahtlose KundInnenerfahrung ermöglicht.

2. Datensilos und veraltete KundInneninformationen

Schlechte Datenverwaltung wirkt sich stark negativ auf KundInnenbeziehungen aus. Wenn Vertriebs-, Marketing- und Service-Teams mit veralteten, doppelten oder irrelevanten Daten arbeiten, können sie KundInnen und Leads nicht wirksam ansprechen.

CRM-Software automatisiert die Erfassung, Aktualisierung und Organisation von KundInnendaten und beseitigt Datensilos, indem alle Informationen zentral an einem Ort abgelegt werden. Ein CRM, das mit Ihrem E-Mail-System integriert ist, kann beispielsweise wichtige KundInneninformationen automatisch erfassen und in Ihre Datenbank aufnehmen.

3. Schlechte KundInnenerfahrung

Lange Reaktionszeiten, fragmentierte Kommunikation oder die Frustration, dieselben Informationen mehreren Teammitgliedern wiederholt geben zu müssen, führen zu einer mangelhaften KundInnenerfahrung. CRM-Lösungen adressieren diese Probleme direkt durch Automatisierung, Datenmanagement und Tools für die Kollaboration, sodass Teams KundInnen schnell und persönlich betreuen können.

4. Fehlende Abstimmung zwischen Marketing- und Vertriebsteams

Unabgestimmte Strategien und fehlerhafte Übergaben zwischen Marketing- und Vertriebsteams führen zu einer fragmentierten Customer Journey. Schlechte Übergaben und mangelnde Kommunikation führen zu verpassten Chancen, unqualifizierten Leads und uneinheitlicher KundInnenansprache. CRM-Software schließt diese Lücke, indem sie Daten zentralisiert, Prozesse durch Workflow-Automatisierung verbindet und eine einheitliche Plattform für die Zusammenarbeit beider Teams bereitstellt.

5. Ineffiziente Vertriebsprozesse und verlorene Leads

CRM-Software verhindert, dass Leads aufgrund ineffizienter Prozesse und Systeme – wie fehlerhafter Lead-Nachverfolgung, verspäteten oder vergessenen Rückmeldungen, nicht verbundener E-Mail-Clients und Datenmanagement-Tools oder menschlichen Fehlern – verloren gehen. Ein besseres Datenmanagement, personalisierte Ansprache und schnellere Unterstützung stärken mit CRM die Leadgenerierung und KundInnenbindung.

6. Hohe Arbeitsbelastung durch Routineaufgaben

KundInnennahe Teams verlieren häufig Zeit mit sich wiederholenden Aufgaben wie Recherche, Angebotserstellung, Terminvorbereitung, Nachverfolgung und vielen mehr. Manuelle Prozesse senken nicht nur die Produktivität, sondern halten Mitarbeitende auch von wertschöpfenden Tätigkeiten ab. Mit CRM-Automatisierung lassen sich Routinearbeiten effizient abwickeln, sodass sich Teams auf strategische Initiativen fokussieren können, die direkt zum Unternehmenswachstum beitragen. Zum Beispiel hat Nucleus Research herausgefunden, dass Creatio-CRM-KundInnen die manuelle Dateneingabe im Vertrieb um 17 % reduziert und Vertriebsmitarbeitende so wesentlich mehr Zeit für KundInnen gewinnen.

7. Fehlende Transparenz über die Unternehmensleistung

Ohne fundierte Einblicke fällt es schwer, Erfolge zu messen oder Schwachstellen klar zu erkennen. CRM-Software bietet fortschrittliche, datenbasierte Analysen, um die Marketing- und Vertriebsleistung zu messen, sodass Sie Erfolge und Schwächen schnell konkreten Maßnahmen zuordnen können. CRM-Software für Customer Relationship Management kann aufzeigen, an welchen Wendepunkten aus Leads KundInnen werden, Empfehlungen zur Kampagnenoptimierung geben oder wertvolle Einblicke zur Verbesserung der CRM-Strategie liefern.

Wesentliche CRM-Funktionen, auf die Sie in 2026 achten sollten

Zentrale CRM-Funktionen bieten einen 360-Grad-Blick auf die KundInnen, verschlanken Abläufe und fördern die Zusammenarbeit in allen Abteilungen. Hier sind die wichtigsten Funktionen, auf die Sie in 2026 achten sollten:

Kontakt- und Lead-Management

Mit dieser zentralen CRM-Funktion können Unternehmen sämtliche KundInnendaten und Interaktionen an einem Ort erfassen, organisieren und nachverfolgen. Dazu zählen meist Angaben wie Kontaktinformationen, Kommunikationshistorie über verschiedene Kanäle, KundInnenzufriedenheit und Leadbewertung, damit Vertriebsteams sich auf die vielversprechendsten Chancen konzentrieren können. Mit vollständigen KundInnenprofilen und umfassender Aktivitätsübersicht können Teams Leads effektiv betreuen und individuellere KundInnenerlebnisse schaffen.

Automatisierung für Vertrieb, Marketing und KundInnenservice

Eine weitere wesentliche CRM-Funktion ist die Fähigkeit, wiederkehrende manuelle Aufgaben zu reduzieren und komplexe, mehrstufige Prozesse über Abteilungen hinweg zu vereinfachen. Durch die Automatisierung unterstützt CRM Unternehmen dabei, ihre Vertriebs-Pipeline zu stärken, Konversionsraten zu verbessern und Reichweite ohne zusätzliche Ressourcen zu skalieren.

Zum Beispiel können Vertriebsteams durch automatisierte Lead-Bewertung, Pipeline-Updates, Erinnerungen für Nachfassaktionen und Deal-Tracking profitieren. Marketing-Teams profitieren von Funktionen wie automatisierten E-Mail-Kampagnen, KundInnen-Segmentierung und Lead-Nurturing-Workflows. Serviceteams setzen CRM-Automatisierung ein, um Ticket-Routing, Case-Updates und proaktive Benachrichtigungen zu ermöglichen.

KI-basierte Tools & autonome CRM-Agenten

KI ist zum zentralen Merkmal moderner CRM-Plattformen geworden. CRM-Systeme nutzen KI heute für datengesteuerte Prozesse wie vorausschauende Lead-Bewertung, Empfehlungen für die Next-Best-Action, Sentiment-Analysen und Contentpersonalisierung. So lassen sich umfangreiche CRM-Daten in klar strukturierte, praxisnahe Einblicke umwandeln, damit Teams wertvolle Leads priorisieren, Abschlussquoten verbessern und einen schnelleren, proaktiven KundInnenservice bieten.

Ein bedeutender Entwicklungsschritt im CRM ist der Einsatz autonomer CRM-Agenten – spezialisierter digitaler Mitarbeitender, die menschliche Teams stärken, indem sie wiederkehrende Aufgaben und komplexe Workflows übernehmen. Zum Beispiel:

• Marketing-KI-Agents können Kampagnen-Workflows gestalten und starten, zielgruppenspezifische Inhalte generieren, Betreffzeilen testen und Werbebudgets in Echtzeit optimieren.
• Sales-KI-Agents aktualisieren CRM-Datensätze nach Telefonaten automatisiert, erstellen Angebote, empfehlen Cross-/Upselling-Potenziale und entwerfen Nachfassmails.
• Service-KI-Agenten verwalten Wissensdatenbanken, klassifizieren Tickets, erstellen personalisierte Antworten, fassen KundInnenhistorien für Mitarbeitende zusammen und eskalieren Anliegen bei Bedarf.

Mit diesen rollenbasierten Agents entlasten agentische CRMs Teams erheblich, sodass sie sich stärker auf Strategie, Beziehungsaufbau und Verkaufsabschlüsse konzentrieren können.

Analysen und Berichtserstellung

Umfassende Dashboards und Echtzeit-Berichte geben Führungskräften volle Transparenz über die Vertriebs-, Marketing- und Serviceleistung. CRM-Analysen bieten in der Regel Tools wie Pipeline-Tracking, Analysen der Lead-Herkunft, Überwachung der Servicezeiten sowie Prognosen, KPI-Tracking und KI-basierte Berichte, die Muster aufdecken und Verbesserungen vorschlagen. Diese Einblicke zeigen nicht nur das vorgeht, sondern auch das Warum, wodurch im Management bessere Entscheidungen, gezieltere Strategien und exaktere Prognosen möglich sind.

Individualisierbarkeit, Skalierbarkeit & Integrationen

Jedes Unternehmen hat individuelle Ziele und Abläufe, daher sollte ein CRM flexibel genug sein, um Ihren Anforderungen gerecht zu werden. Die richtige Plattform sollte anpassbar an Ihre Workflows sein, mit Ihrem Unternehmen mitwachsen und sich nahtlos in andere Tools und Systeme wie E-Mail, Kollaborationsplattformen und Buchhaltungssoftware integrieren lassen. So entsteht ein vernetztes Ökosystem, das Datensilos abbaut und Teams auf einen gemeinsamen Stand bringt.

Unternehmen, die Wert auf Flexibilität legen, setzen zunehmend auf No-Code-CRMs, mit denen UnternehmensnutzerInnen individuelle Lösungen per Drag-and-Drop gestalten können. Laut Nucleus Research verkürzen No-Code-CRMs Implementierungszeiten um bis zu 70 % und sorgen so für eine schnellere und einfachere Anpassung von Technologien an Geschäftsbedürfnisse.

10 beste CRM-Software-Lösungen für 2026

Nachdem Sie die Möglichkeiten und Funktionen von CRM-Systemen kennengelernt haben, stellen wir Ihnen nun die führenden Plattformen vor, mit denen Unternehmen in 2026 und darüber hinaus erfolgreich sind. Im Folgenden vergleichen wir 10 CRM-Anbietende, deren Stärken und Schwächen, damit Sie die richtige Lösung für Ihre Anforderungen finden.

1. Creatio

Creatio CRM ist eine neue Generation von CRM-Software, mit der Sie alle KundInnen- und Betriebsworkflows mit KI und No-Code steuern. Damit können Business-AnwenderInnen die gesamte KundInnenreise verwalten, die Teamproduktivität steigern und selbst modernste Geschäftsprozesse unkompliziert optimieren.

Creatio bietet eine vollumfängliche CRM-Suite für Marketing-, Service- und Vertriebsautomatisierung, alles integriert auf einer einzigen agentischen Plattform. Das System lässt sich als vollständiges CRM-Bundle oder als Einzellösung bereitstellen – genau angepasst an den Bedarf Ihres Unternehmens:

• Creatio Marketing – eine fortschrittliche Marketing-Plattform, die den Lead-to-Revenue-Zyklus mit KI und No-Code beschleunigt.
• Creatio Sales – eine neue Vertriebsplattform, die den gesamten Verkaufszyklus mit KI und No-Code steuert.
• Creatio Service – eine moderne Service-Plattform, mit der Sie KundInnen begeistern und exzellenten Service ermöglichen, mit KI und No-Code im Kern.
• Creatio Studio – eine agentische No-Code-Plattform, um leistungsstarke Business-Apps und KI-Agents mit natürlicher Sprache und visuellen Designern zu erstellen.

Die KI ist bei der CRM-Software von Creatio direkt in den Kern der Plattform integriert und kennt sämtliche CRM-Objekte – Daten, Beziehungen, Workflows und Prozesse. Die moderne KI-Arbeitsumgebung ermöglicht es AnwenderInnen, jede CRM-Aktion per natürlicher Sprache zu steuern oder rollenbasiert aus dem Chat heraus auszuführen. Im Gegensatz zu vielen anderen CRM-Plattformen sind bei Creatio sämtliche KI-Funktionen voll integriert und ohne Aufpreis nutzbar.

Um das Zusammenspiel von Mensch und Technologie zu maximieren, stellt Creatio einsatzbereite KI-Agents für Vertrieb, Marketing und Service bereit. Diese Agenten übernehmen Routineaufgaben, automatisieren Workflows und skalieren Prozesse effizient, sodass Mitarbeitende mehr Zeit für KundInnen und kreative, wertschöpfende Aufgaben haben.

Creatio ist die ideale Lösung für mittlere bis große Unternehmen, die ein anpassungsfähiges, effizientes und wirtschaftliches CRM mit agentischer Architektur suchen. Das Unternehmen ist Visionär im Gartner® Magic Quadrant™ 2025 für Sales Force Automation Platforms – eine Auszeichnung für Führungsstärke und Umsetzungskompetenz, was Qualität und Leistung einmal mehr bestätigt.

Schlüsselfunktionen:

• Ein 360-Grad-KundInnenblick für ein umfassendes Verständnis aller KundInnen – vom Erstkontakt bis zur langfristigen Beziehung.
• Agentische Plattform für CRM- und Workflow-Automatisierungslösungen in Marketing, Vertrieb und Service.
• Sales Agents: Account-Research-Agent, Meeting-Agent und Angebotserstellungs-Agent, um die Leistung der Vertriebsmitarbeitenden zu verbessern und Verkaufszyklen zu beschleunigen.
• Marketing Agents: Lead Conversion Agent, Marketing Content Agent und E-Mail-Erstellungs-Agent zur Unterstützung von Marketers bei Lead-Nurturing, der Erstellung personalisierter Kampagnen und mehr Engagement nach Bedarf.
• Service Agents: KundInnensupport-Agent und Knowledge-Base-Agent, um Tickets automatisiert zu bearbeiten, sofortige Antworten zu liefern und die KundInnenzufriedenheit zu erhöhen.
• No-Code Agent Builder zur visuellen Erstellung vollwertiger KI-Agents durch das Zusammensetzen von Skills, Workflows und Wissen – ohne Bedarf für technische Erfahrung.
• KI-unterstützte No-Code- & modulare Architektur, damit Business-AnwenderInnen das CRM an ihre eigenen Workflows anpassen und Abläufe mühelos skalieren können.
• Über 700 Applikationen und Integrationen sind im Creatio Marketplace verfügbar.
• Über 20 branchenspezifische CRM-Workflows mit vorgefertigten Funktionen und Tools für eine optimierte Leistung.

Vorteile:

• Eine agentische Plattform zur Automatisierung von CRM und Workflows über Vertrieb, Marketing und Service
• KI-gestützte Automatisierung und Analysen unterstützen Teams ganzheitlich über den gesamten KundInnenlebenszyklus hinweg mit umsetzbaren Einblicken und fundierten, datengestützten Entscheidungen.
• Möglichkeit, ein vollständig maßgeschneidertes All-in-one-CRM zu erstellen, das exakt auf Ihre Geschäftsanforderungen zugeschnitten ist.
• Hochgradig anpassbare Workflows und branchenspezifische Prozesse, die zentrale CRM-Funktionen direkt in die Fachbereiche bringen.
• Transparente, modulare Preisgestaltung mit KI-Funktionen ohne Zusatzkosten.
• Skalierbare Architektur, geeignet für Unternehmen jeder Größe – von Start-ups bis zu Konzernen mit einer großen Menge an KundInneninteraktionen

Nachteile:

• Am Anfang ist eine Lernkurve spürbar, da viele Anpassungsmöglichkeiten bestehen.

KundInnenbewertungen:

• G2: 4,7
• Capterra: 4,7
• Gartner: 4,9

Creatios agentische CRM

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2. Hubspot

HubSpot ist eine der führenden CRM-Plattformen mit besonders leistungsstarken Inbound-Marketing-Funktionen und benutzerInnenfreundlicher Oberfläche. Sie bietet umfassende Tools für Lead-Management, personalisierte Marketing-Automatisierung und datengestützte Einblicke zur Verbesserung der KundInnenbindung.

Schlüsselfunktionen:

• Kontaktmanagement zentralisiert KundInnendaten und ermöglicht es, Kontakte zu verwalten, sie in Listen zu segmentieren und sämtliche Interaktionen zu verfolgen.
• Tools zur Marketing-Automatisierung zur Erstellung personalisierter E-Mail-Kampagnen, Lead-Nurturing und Automatisierung von Marketing-Workflows mit dem intuitiven visuellen Workflow-Editor.
• Vertriebsautomatisierung wie Leadscoring, Dealtracking und Pipeline-Management helfen Teams, Abschlüsse zu beschleunigen.
• Inbound-Marketing-Tools wie Landingpage-Baukästen, SEO-Optimierung und Formulare zur Lead-Generierung und -Konvertierung.
• Reporting und Analysen, unterstützt durch KI.
• KundInnensupport-Tools wie Ticketing, KundInnenfeedback und Wissensdatenbank zur Verbesserung der Servicequalität und für optimiertes Case-Management.
• Die Integration Library umfasst wichtige Schnittstellen, etwa Salesforce, Google Workspace und Social Media.

Vorteile:

• Die intuitive und einfach zu nutzende Oberfläche ermöglicht es Teams, die Plattform schnell einzusetzen und minimiert so den Schulungsaufwand.
• Fortschrittliche Marketing-Automatisierung, speziell auf die Bedürfnisse von Marketers ausgelegt.
• Tiefgehende detaillierte Reporting-Tools helfen dabei, wesentliche Marketing- und Vertriebskennzahlen zu analysieren, geben praxisnahe Einblicke zur Optimierung der Strategie und zur Verbesserung der Leistung.
• Als Vorreiter im Inbound-Marketing bietet HubSpot leistungsstarke Tools wie SEO-Optimierung, Blogging und Content Creation, um Leads zu gewinnen, zu binden und zu konvertieren.
• Der kostenlose CRM-Tarif bietet zahlreiche Funktionen – von Kontaktmanagement bis zu grundlegenden Marketing- und Vertriebswerkzeugen – und eignet sich besonders für kleine Unternehmen oder Start-ups.

Nachteile:

• Nur begrenzte Integrationsmöglichkeiten.
• Eingeschränkte Anpassungsoptionen von CRM-Workflows.

KundInnenbewertungen:

• G2: 4,4
• Capterra: 4,5
• Gartner: 4,5

3. Microsoft Dynamics 365

Microsoft Dynamics 365 ist eine der bekanntesten CRM-Plattformen und bietet eine umfassende Suite von Tools zur Geschäftsautomatisierung, mit der Unternehmen eine wirkungsvolle CRM-Strategie umsetzen können. Die breite Funktionsvielfalt und Integrationsmöglichkeiten sorgen für reibungslose Workflows und mehr Produktivität in allen Abteilungen.

Schlüsselfunktionen:

• Vertriebsautomatisierung für den gesamten Verkaufsprozess, inklusive Leadtracking, Pipeline-Management und Forecasting.
• KundInnenservice-Tools wie Case-Management, Wissensdatenbank und KI-gestützte virtuelle Agenten zur Optimierung des KundInnensupports.
• Marketing-Automatisierung und KundInnensegmentierungstools.
• Integrierte KI-Funktionen und Analysen in Echtzeit bieten praxisnahe Einblicke in das KundInnenverhalten, aktuelle Vertriebstrends und die Unternehmensleistung.
• Nahtlose Integration in Microsoft-Produkte.
• No-Code-/Low-Code-Tools zur Automatisierung von Geschäftsprozessen und Anpassung der Workflows nach individuellen Anforderungen.

Vorteile:

• Integration ins Office-Ökosystem ermöglicht dank Fähigkeiten wie Dataverse einen unterbrechungsfreien Datenfluss.
• Mit Low-Code-Tools sind Unternehmen, insbesondere Citizen Developer, in der Lage, das CRM einfach zu erweitern, Analysen zu erstellen und neue Automatisierungen zu entwickeln.
• Microsoft Dynamics integriert die Sales- und Service-Cloud in eine einheitliche CRM-Suite mit weiteren Anwendungen, sodass fortlaufend konsistente Daten und Einblicke im gesamten Unternehmen zur Verfügung stehen.
• Dank fortschrittlicher KI bietet Microsoft Dynamics 365 prädiktive Einblicke, Vertriebsprognosen und KI-gestützte Empfehlungen. KI-Tools wie Dynamics 365 Copilot unterstützen Benutzende bei der Automatisierung repetitiver Aufgaben und der Generierung wertvoller KundInnen-Einblicke.

Nachteile:

• Begrenzte Integrationen mit Tools die nicht Teil des Microsoft Ökosystems sind.
• Undurchsichtige Preisgestaltung ohne separate CRM-Einzelmodule.

KundInnenbewertungen:

• G2: 3,8
• Capterra: 4,4
• Gartner: 4,4

4. Freshworks

Freshworks ist eine KI-gestützte und benutzerInnenfreundliche CRM-Plattform zur Optimierung von Vertriebs-, Marketing- und KundInnenserviceprozessen sowie zur Steigerung des Umsatzwachstums. Das CRM verfügt über Freddy AI, die vorausschauende Einblicke, automatisierte Workflows und intelligente Empfehlungen liefert.

Schlüsselfunktionen:

• Marketing-Automatisierungsfunktionen, einschließlich E-Mail-Marketing, KundInnenbindungsmanagement und personalisierte Kommunikation mit gezielten Nachrichten.
• KundInnenservice-Funktionen wie Ticketmanagement, Live-Chat und Helpdesk-Integrationen.
• Sales-Pipeline-Management, um den gesamten Vertriebsprozess mit einem intuitiven Pipeline-Management einfach zu überwachen und zu optimieren.
• Workflow-Automatisierung für Routineaufgaben wie Nachfassmails, Aufgabenerstellung oder Leadzuweisung, damit sich Teams auf strategische Tätigkeiten konzentrieren können.
• Freddy AI – Die KI-Assistenz Freddy von Freshworks liefert prädiktive Einblicke, Lead-Scoring und automatisierte Vorschläge zur Verbesserung der Effizienz von Vertrieb und KundInnensupport.
• Anpassbare Dashboards und Auswertungen für Einblicke in Vertriebsleistung, KundInnenverhalten und Kampagneneffektivität.
• Integrationen mit zahlreichen Drittanbietern wie Slack, Mailchimp und Google Workspace für ein flexibles, vernetztes Ökosystem.

Vorteile:

• Freshworks legt großen Wert auf BenutzerInnenfreundlichkeit, sodass Ihr Team die CRM-Plattform sehr schnell und ohne großen Schulungsaufwand einsetzen kann.
• Die Plattform bietet nahtlose, umfassende Integrationen mit Gsuite und anderen wichtigen Tools – und ist damit vielen anderen CRM-Lösungen einen Schritt voraus.
• Leistungsstarke KI-Funktionen sind vollständig integriert und unterstützen Sie bei der Automatisierung von Routinetätigkeiten, der Optimierung von Workflows sowie beim effektiven Management von KundInnenbeziehungen, um Zeit zu sparen und die Produktivität zu erhöhen.
• Preislich attraktiv.

Nachteile:

• Die Anpassungsmöglichkeiten sind etwas begrenzt. Berichte und Dashboards können zwar angepasst werden, aber im Vergleich zu anderen Plattformen lassen sich keine sehr tiefgreifenden, benutzerInnendefinierten Workflows für CRM-Automatisierungen einrichten.
• Die Integrationsmöglichkeiten sind eingeschränkt und bieten weniger Verknüpfungen zu Automatisierungstools als große CRM-Lösungen.
• Obwohl die Analyse- und Reporting-Funktionen von Freshworks stark sind, erreichen sie nicht immer die Tiefe und Granularität komplexerer CRM-Plattformen auf dem Markt.

KundInnenbewertungen:

• G2: 4,5
• Capterra: 4,5
• Gartner: 4,3

5. Zoho CRM

Zoho CRM ist eine funktionsstarke und individuell anpassbare Customer-Relationship-Management-Plattform, mit der Unternehmen Vertriebs-, Marketing- und Supportprozesse automatisieren. Sie ist für Unternehmen jeder Größe konzipiert, bietet Skalierbarkeit und zahlreiche Tools zur Verbesserung der KundInnenbindung, des Lead-Managements und der Workflow-Effizienz.

Schlüsselfunktionen:

• Das Sales-Pipeline-Management ermöglicht es, Leads während aller Phasen des Vertriebs zu steuern – von der ersten Kontaktaufnahme bis zum Abschluss – mit intuitivem Pipeline-Board und Drag-and-drop-Funktion.
• Workflow-Automatisierung für Routineaufgaben wie Nachfassmails, Leadzuweisung oder Aufgabenerstellung, damit Zeit für strategische Themen bleibt.
• Zoho’s KI-Assistent Zia prognostiziert die Abschlusswahrscheinlichkeit von Leads, automatisiert Routinetätigkeiten und liefert intelligente Einblicke – etwa zu Anomalien oder KundInnenstimmung – zur Entscheidungsunterstützung.
• Reporting und Dashboards zur Überwachung zentraler Kennzahlen wie Vertriebsleistung, KundInnenverhalten und Kampagnenerfolg.
• Integration mit mehr als 500 Drittanbietenden-Apps.

Vorteile:

• Zoho CRM überzeugt mit umfangreichen Anpassungsoptionen, damit Unternehmen die Plattform genau an ihre Workflows und Prozesse ausrichten können.
• Mit flexiblen Preisplänen bietet Zoho CRM kostengünstige Lösungen für kleine Unternehmen und erweiterte Funktionen für größere Organisationen.
• Zias KI-Funktionen optimieren Workflows durch Lead-Bewertung, Automatisierung und vorausschauende Analysen und steigern so die Gesamteffizienz.
• Kostenloser Tarif mit Basisfunktionen wie Kontaktmanagement und Vertriebsautomatisierung.

Nachteile:

• Aufgrund des Umfangs an Funktionen und Konfigurationsmöglichkeiten erfordert Zoho CRM mehr Einarbeitung, um das volle Potential zu nutzen.

KundInnenbewertungen:

• G2: 4,1
• Capterra: 4,4
• Gartner: 4,3

6. Zendesk

Zendesk ist eine auf KundInnenservice spezialisierte CRM-Plattform, die modernste Support-Tools wie fortschrittliches Ticketing und Omnichannel-Support sowie leistungsstarke Vertriebsautomatisierung bietet.

Schlüsselfunktionen:

• Fortschrittliches Ticketingsystem mit automatischem Routing und SLA-Management (Service Level Agreements).
• Self-Service-Portale, die Unternehmen helfen Helpcenter bereitzustellen, in denen KundInnen Antworten auf häufige Fragen finden und das Support-Team entlasten.
• KI-gestützte Bots helfen, Routineaufgaben zu automatisieren, beantworten häufige Fragen und lotsen KundInnen zu passenden Supportartikeln.
• Analytics und Reporting sowie individuell anpassbare Dashboards für umsetzbare Einblicke.
• Integration mit Drittanbietenden wie Salesforce, Shopify und Slack.

Vorteile:

• Fokus auf KundInnenservice.
• Umfassende Automatisierung für Ticket-Kategorisierung und Routing.

Nachteile:

• Das Preismodell von Zendesk kann teuer werden, wenn Unternehmen zusätzliche Funktionen und Anpassungen nutzen.
• Die Anpassungsfähigkeit des Ticket-Workflows ist im Vergleich zu anderen CRM-Plattformen eingeschränkt.

KundInnenbewertungen:

• G2: 4,3
• Capterra: 4,4
• Gartner: 4,2

7. Pipedrive

Pipedrive ist ein auf Vertrieb ausgerichtetes CRM, das kleinen und mittelständischen Unternehmen dabei hilft, ihre Vertriebsprozesse zu optimieren und den Umsatz zu steigern. Die Plattform legt großen Wert auf visuelles Pipeline-Management und eine einfache Bedienung.

Schlüsselfunktionen:

• Visuelle Vertriebspipeline, die einen klaren, individuell anpassbaren Überblick über Deals in verschiedenen Phasen bietet.
• Vertriebsautomatisierung.
• Lead- und Deal-Management.
• Vertriebsprognosen und Berichte.
• Integrationen mit über 250 Drittanbietenden-Apps, darunter Tools wie Slack, Trello und Google Workspace.

Vorteile:

• Die benutzerInnenfreundliche Oberfläche macht das Tool leicht verständlich und einfach zu bedienen.
• Benutzende können ihre Pipelines, Berichte und Workflows individuell anpassen, um sie optimal an ihre eigenen Vertriebsprozesse anzugleichen.
• Im Gegensatz zu umfangreicheren CRM-Systemen ist Pipedrive ganz klar auf die Optimierung von Vertriebsprozessen fokussiert und eignet sich hervorragend für Unternehmen, die den Vertrieb als oberste Priorität haben.
• Pipedrive bietet preisgünstige Tarife für kleine und wachsende Unternehmen.

Nachteile:

• Begrenzte Marketing-Funktionen.
• Einfache KundInnensupport-Tools.

KundInnenbewertungen:

• G2: 4,3
• Capterra: 4,5
• Gartner: 4,3

8. Monday.com CRM

Monday.com bietet eine sehr visuelle und individuell anpassbare CRM-Plattform, die für ihr intuitives Interface bekannt ist. Teams können damit Vertriebspipelines verwalten, KundInneninteraktionen verfolgen und Workflows in einer kollaborativen Umgebung automatisieren.

Schlüsselfunktionen:

• Individuell gestaltbare Pipelines.
• Automatisierung von Routineaufgaben wie Folge-Erinnerungen, Statuswechsel oder E-Mail-Benachrichtigungen.
• Reporting und Analysen bieten Einblicke in die Vertriebsleistung, Kundenbindung und Teamproduktivität.
• Drittanbietenden-Integrationen, inklusive Slack, Google Workspace und Mailchimp.
• Projektmanagement-Funktionen.

Vorteile:

• Die visuelle Oberfläche erleichtert das Nachverfolgen von Aufgaben und Fortschritten.
• Eine kostenlose Version der Plattform ist verfügbar.

Nachteile:

• Begrenzte CRM-Tiefe im Vergleich zu anderen Plattformen.

KundInnenbewertungen:

• G2: 4,6
• Capterra: 4,6
• Gartner: 4,5

9. Keap CRM

Keap ist ein CRM für kleine Unternehmen mit starkem Fokus auf Vertriebsautomatisierung und E-Mail-Marketing. Die benutzerInnenfreundliche Plattform hilft Unternehmen, das KundInnenmanagement sowie Vertriebs- und Marketingprozesse effizient zu steuern.

Schlüsselfunktionen:

• Vertriebs- und Marketing-Automatisierung.
• Lead-Bewertung.
• E-Mail-Marketing.
• Kontaktmanagement.

Vorteile:

• Alles-in-einem-Lösung für Vertriebs- und Marketing-Automatisierung, ideal für kleine Unternehmen.
• Einfache E-Mail-Marketing-Tools für Lead-Nurturing und KundInnenbindung.

Nachteile:

• Für größere Firmen oder Unternehmen mit komplexen Anforderungen ist Keap unter Umständen aufgrund fehlender erweiterten Funktionen nicht optimal geeignet.

KundInnenbewertungen:

• G2: 4,2
• Capterra: 4,1
• Gartner: 4,4

10. Insightly CRM

Insightly ist eine vielseitige CRM-Plattform mit Fokus auf BenutzerInnenfreundlichkeit und einem attraktiven Preismodell – ideal für wachsende Unternehmen, die alle CRM-Anforderungen abdecken möchten.

Schlüsselfunktionen:

• Kontaktmanagement.
• Erweiterte Segmentierung des Publikums.
• E-Mail-Marketing.
• Workflow-Automatisierung.
• Integrationen mit über 2000+ Apps.

Vorteile:

• Attraktives Preismodell für eine umfassende CRM-Lösung.
• Umfassendes Kontaktmanagement und Nachverfolgung von KundInnenbeziehungen.

Nachteile:

• Begrenzte Automatisierungsoptionen im Vergleich zu fortschrittlicheren CRMs.

KundInnenbewertungen:

• G2: 4,2
• Capterra: 4,0
• Gartner: 4,2

5 Schritte zur Auswahl Ihres idealen CRM

Es gibt zahlreiche CRM-Lösungen am Markt – weitaus mehr, als wir in diesem Artikel abdecken können. Dadurch gestaltet sich die Auswahl eines passenden Tools als echte Herausforderung.

Diese fünf Schritte helfen Ihnen, eine fundierte, strategische Entscheidung zu treffen und die ideale CRM-Software für Ihr Unternehmen zu identifizieren.

Schritt 1: Ziele und Anforderungen festlegen

Der erste Schritt bei der Auswahl eines CRM besteht darin, Ihre Unternehmensziele klar zu definieren. Was möchten Sie mit einer CRM-Software erreichen? Liegt Ihr Schwerpunkt auf einer Steigerung im Vertrieb, in der Optimierung des Marketings, bei der Verbesserung des KundInnensupports oder einer Kombination aus allen drei Bereichen? Welche konkreten Ergebnisse streben Sie an?

Zum Beispiel hatte Novaturas bei der Suche nach einer CRM-Lösung als vorrangiges Ziel, das Vertriebsmanagement zu verbessern und mehr Transparenz in die Vertriebsprozesse zu bringen. Ein Jahr nach der Einführung von Creatio verzeichnete das Unternehmen eine beeindruckende Effizienzsteigerung von 25 % im Vertriebsteam.

Schritt 2: Liste der Must-Have-Funktionen festlegen

Erstellen Sie basierend auf Ihren Anforderungen eine umfassende Liste der wichtigsten Funktionen, die Sie von einer CRM-Software erwarten. Diese Liste kann CRM-spezifische Funktionen wie Pipeline-Management, Lead-Bewertung oder Fallweiterleitung enthalten sowie allgemeine Tools, die Workflows und Effizienz steigern – etwa generative KI-Funktionen oder No-Code-Tools für umfangreiche Anpassungen.

In dieser Phase sollten Sie auch folgende Schlüsselfragen berücksichtigen:

• Benötigen Sie ein On-Premise-CRM oder eine Cloud-basierte Lösung? Wo möchten Sie Ihre KundInnendaten speichern und wie passt dies zu den Sicherheits- und Compliance-Richtlinien Ihres Unternehmens?
• Was ist Ihr aktueller Tech-Stack? Identifizieren Sie, welche CRM-Integrationen unverzichtbar für eine nahtlose Verbindung mit bestehenden Tools und Systemen sind.
• Was sind Ihre Anpassungsanforderungen? Benötigen Sie die Möglichkeit, eigene Datenfelder zu erstellen, personalisierte Dashboards aufzubauen oder Workflows und Business-Apps zu automatisieren, die spezifisch auf Ihre Prozesse zugeschnitten sind?
• Brauchen Sie vorgefertigte branchenspezifische CRM-Funktionen? In diesem Fall sollten Sie branchenspezifische CRM-Lösungen oder passende Integrationen und Automatisierungen in Betracht ziehen, die Ihre speziellen Anforderungen unterstützen.

Schritt 3: Budget und Zahlungsmodell berücksichtigen

Bewerten Sie Ihr Budget und wählen Sie ein Zahlungsmodell aus, das zu Ihren finanziellen Rahmenbedingungen passt. CRM-Preise bieten üblicherweise zwei Möglichkeiten: NutzerInnenbasierte Gebühren oder einen Festpreis für mehrere Nutzende. Bei schnellem Wachstum bietet ein Festpreis meist mehr Stabilität, während nutzerbasierte Kosten mit der Teamgröße steigen können.

Seien Sie vorsichtig bei CRM-Systemen, die preislich attraktiv wirken, aber wichtige Funktionen wie fortgeschrittenes Reporting, KI-Tools oder Automatisierung nur in teureren Paketen oder als Add-on anbieten. Diese Zusatzfunktionen können Ihre Gesamtkosten erhöhen – berücksichtigen Sie daher unbedingt alle benötigten Features, Integrationen und Support-Services neben der Basislizenz.

Schritt 4: Optionen eingrenzen und Feedback einholen

Jetzt ist es an der Zeit, den CRM-Markt zu recherchieren und mehrere Lösungen zu finden, die Ihren Anforderungen theoretisch entsprechen. Sammeln Sie verlässliche Einblicke zu CRM-Software, indem Sie nicht nur die Webauftritte der Anbietenden nutzen, sondern verschiedene Quellen für umfassende Empfehlungen heranziehen:

• Holen Sie sich Input von anderen Unternehmen und Fachleuten in Ihrem Netzwerk, die unterschiedliche CRM-Plattformen aus erster Hand genutzt haben.
• Konsultieren Sie Branchenexperten oder Analysten für maßgeschneiderte Empfehlungen, welche CRM-Lösungen am besten zu Ihren Geschäftsanforderungen passen. Sie können beispielsweise die Forrester- und Gartner-Berichte lesen, um führende CRM-Lösungen zu entdecken.
• Lesen Sie NutzerInnenbewertungen und Vergleiche auf etablierten Plattformen wie G2 und Capterra, wo echte NutzerInnen detailliertes Feedback, Vor- und Nachteile zu unterschiedlichen CRM-Optionen mitteilen.

Schritt 5: Lösungen testen und Entscheidung treffen

Viele CRM-Anbietende bieten eine kostenlosen Testversion oder Live-Demos an, mit denen Sie die Funktionen selbst erleben können. Testen Sie zunächst die wichtigsten Funktionen – zum Beispiel BenutzerInnenfreundlichkeit, Integrationen, Automatisierung oder Reporting. Hier einige praktische Tipps:

• Testen Sie verschiedene Anwendungsfälle: Simulieren Sie reale Geschäftsszenarien wie das Erstellen von Vertriebspipelines, das Nachverfolgen von Leads oder das Automatisieren von KundInnenservice-Aufgaben, um zu prüfen, wie das CRM-System unter echten Bedingungen funktioniert.
• Bewerten Sie Support und Schulungsangebote: Nutzen Sie die Gelegenheit, um die Reaktionsgeschwindigkeit des Supports und die Verfügbarkeit von Trainingsressourcen zu prüfen – beides ist beim Onboarding entscheidend.
• Beziehen Sie die Anwendenden aktiv mit ein: Involvieren Sie Ihre Vertriebs- und KundInnensupport-Teams, damit die tatsächlichen Nutzenden – wie Vertriebler oder Support-Agenten – zufrieden mit dem System sind.

Entscheiden Sie sich abschließend für das CRM, das Ihrem Workflow, Ihrem Budget und Ihren Geschäftszielen am besten entspricht – und prüfen Sie, wie es Ihrer Organisation in der Praxis gerecht wird.

Warum Creatio CRM-Software für Ihr Unternehmen in Erwägung ziehen?

Im hart umkämpften CRM-Markt setzt sich Creatio als einzige agentische Plattform für CRM und Workflows mit No-Code und KI als Kernelement deutlich ab. Unsere CRM-Software unterstützt mittelständische und große Unternehmen bei der Automatisierung von KundInnen- und Betriebs-Workflows, indem sie Anwendungen und KI-Agenten nahtlos innerhalb einer Plattform integriert.

Darum sollte Creatio Ihre erste Wahl als CRM sein:

1. Echter No-Code

Mit Creatio CRM können Business-Anwendende Anwendungen und KI-Agenten mit natürlicher Sprache und visuellen No-Code-Designern erstellen und bereitstellen – ganz ohne fortgeschrittene Programmierkenntnisse. Der No-Code-Ansatz von Creatio ermöglicht Unternehmen eine bisher unerreichte Geschwindigkeit bei der Wertschöpfung, auch für anspruchsvollste Workflows. Laut einer unabhängigen Studie von Nucleus Research reduzieren die No-Code-Funktionen von Creatio die Gesamtbetriebskosten (TCO) um 37 %. Das führt zu niedrigeren Implementierungskosten, schnellere Einführung und größerem langfristigen ROI.

2. CRM- & Workflow-Agenten und Anwendungen der neuen Generation

Creatio setzt neue Maßstäbe im CRM, indem die Plattform KI-Agenten und No-Code-Anwendungen nativ in einer Plattform kombiniert. Dieser hybride Ansatz – bei dem menschliche Expertise durch digitale Agenten ergänzt wird – hilft Unternehmen, Ergebnisse schneller zu erreichen und Abläufe problemlos zu skalieren. Creatios sofort einsetzbare CRM-Agenten und Anwendungen sind auf rasche Einführung ausgelegt, fördern Produktivitätssteigerungen und bieten ab Tag eins messbaren Mehrwert.

3. KI als Kernelement

Während traditionelle CRM-Anbietende KI häufig nur auf komplexe, überladene Architekturen aufsetzen, integriert Creatio erstklassige CRM-Anwendungen und Agenten nativ in einer einzigen Plattform. Mit Anwendungen und vorgefertigten Agenten im Kern der Plattform können Unternehmen Workflows schneller automatisieren, flexibler reagieren und ohne zusätzliche Komplexität skalieren. Die konversationelle Schnittstelle von Creatio reduziert außerdem die Lernkurve und erleichtert das Training – so können Mitarbeitende direkt ab dem ersten Tag ihre Produktivität steigern und Ergebnisse erzielen.

4. Höchster ROI am Markt

Laut Nucleus Research bietet Creatio die schnellste Wertschöpfungszeit, niedrige Gesamtbetriebskosten und unmittelbare Geschäftserfolge dank seiner No-Code-Plattform. Durch die Verbindung von CRM-Anwendungen auf höchstem Niveau mit KI-nativem No-Code ist die Plattform besonders leistungsstark und dennoch einfach bereitzustellen.

Zum Beispiel: BSN Sports hat Creatio CRM in nur vier Wochen von der Planung zur Realität gebracht – dies zeigt eindrucksvoll die herausragende Effizienz der Creatio CRM-Software und wie schnell Unternehmen mit uns Erfolge erzielen.

5. Von führenden Branchenanalysten anerkannt

Eine Anerkennung durch die Branche zählt zu den schönsten Bestätigungen für den Wert und die Zuverlässigkeit einer Plattform. Creatio wurde von renommierten BranchenanalystInnen wiederholt für Innovation, Flexibilität und erzielte Resultate ausgezeichnet:

• Visionär im Sales Force Automation Platforms Report von Gartner, 2025
• Führend im B2B Marketing Automation Platforms Report von Gartner, 2024
• Strong Performer im Customer Relationship Management Report von Forrester, 2025
• Einziger Leader im Forrester Wave™ 2024: Low-Code Platforms für Citizen Developers

Diese Auszeichnungen unterstreichen die Führungsrolle von Creatio bei der Kombination aus CRM, No-Code und KI-Funktionen sowie die Fähigkeit, messbaren Mehrwert für Unternehmen verschiedenster Branchen zu schaffen.

Schlussfolgerung

CRM-Software ist für Unternehmen, die KundInnenbeziehungen stärken, Teamproduktivität erhöhen und schneller wachsen wollen, eine unverzichtbare Lösung geworden. Moderne Plattformen gehen weit über Kontaktmanagement hinaus: Sie helfen Abläufe im Unternehmen zu koordinieren, KI-basierte Einblicke zu liefern und komplexe Workflows zu automatisieren, um nahtlose KundInnenerlebnisse zu schaffen. Das CRM der neuen Generation ist agentisch: Rollenbasierte KI-Agenten arbeiten mit menschlichen Teams zusammen, übernehmen Routineaufgaben, skalieren Abläufe und liefern messbare Resultate – ab Tag eins.

Creatio überzeugt in diesem Umfeld als einzige Plattform mit KI, No-Code und agentischer Automatisierung im Kern – bietet die schnellste Wertschöpfung, niedrige TCO und den höchsten ROI am Markt. Creatio wurde von führenden BranchenanalystInnen, darunter Gartner und Forrester, ausgezeichnet und hilft Unternehmen jeder Größe, herausragende Ergebnisse und nachhaltige Geschäftseffekte zu erzielen.