Sales CRM: Ein umfassender Leitfaden & die beste Sales CRM Software

Letztendlich führen alle Ihre geschäftlichen Entscheidungen auf eine Kennzahl zurück: Umsatz. Da der Vertrieb ein wesentlicher Treiber dieses Umsatzes ist, kann er sich keine Lücken, Vermutungen oder Ineffizienzen leisten. Teams benötigen Struktur, Transparenz und eine zuverlässige Möglichkeit, jede Interaktion im Verkaufsprozess zu verwalten.

Da der Verkauf immer schneller und individueller wird, benötigen Vertriebsmitarbeitende ein System, das Kund:innendaten vereint, Workflows optimiert und Routinetätigkeiten automatisiert, um Geschäfte voranzutreiben. Genau dort setzt ein Sales CRM an: Es bietet Teams eine gemeinsame Umgebung, um die Pipeline ganzheitlich zu steuern und den Fortschritt konstant zu halten.

In diesem Leitfaden erfahren Sie, was ein Sales CRM ist, wie es die Vertriebsleistung stärkt und worauf Sie bei der Wahl der passenden Plattform achten sollten. Sie erhalten außerdem einen Überblick über die führenden Sales CRM-Lösungen, damit Sie die Lösung finden, die Ihre Ziele optimal unterstützt – ohne unnötigen Hype oder Komplexität.

Wichtige Erkenntnisse:

• Ein Sales CRM ist ein System, das Vertriebsteams dabei unterstützt, Kund:innenbeziehungen zu verwalten, Deals zu verfolgen und Vertriebsprozesse über den gesamten Vertriebszyklus hinweg konsistent umzusetzen.
• Zu den zentralen Vorteilen eines CRM für den Vertrieb gehören bessere Pipeline-Transparenz, geringere manuelle Arbeit durch Automatisierung, fundiertere Entscheidungen und zuverlässigere Umsätze.
• Die Kernfunktionen eines Sales CRM konzentrieren sich auf die Zentralisierung von Kund:innendaten und die Optimierung von Abläufen. Zu den wichtigsten Funktionen gehören Kontakt- und Lead-Management, Pipeline-Management, Workflow-Automatisierung, mehrkanalige Kommunikation, Berichterstellung sowie integrierte KI-Fähigkeiten.
• Zu den führenden Sales CRM-Plattformen zählen Creatio Sales, Microsoft Dynamics 365, Salesforce CRM, HubSpot und Zoho CRM.

Was ist CRM im Vertrieb?

Im Vertrieb ist CRM (Customer Relationship Management) die Software, mit der alle Interaktionen mit aktuellen und potenziellen Kund:innen verwaltet werden. Sie strukturiert Vertriebsdaten, verfolgt Pipeline-Aktivitäten, plant die nächsten Schritte und automatisiert Aufgaben aus dem Tagesgeschäft, um die Vertriebseffizienz zu steigern und mehr Abschlüsse zu erzielen. Ein starkes Sales CRM ist nicht „nur ein weiteres Tool“, sondern das organisatorische Rückgrat, das Teams beim Entwickeln von Leads, beim Chancenmanagement und beim Aufbau stabiler Kund:innenbeziehungen über die gesamte Vertriebspipeline hinweg unterstützt.

Customer Relationship Management-Software für den Vertrieb unterstützt typischerweise Prozesse wie:

• Organisation komplexer Lead- und Kund:innendaten in einem zentralen System
• Automatisierung von Ansprache, Follow-ups und Übergaben zwischen Teams
• Hervorheben vielversprechender Chancen und Empfehlung von Next-best-Actions in Echtzeit
• Klar definierte Pipeline-Phasen zur Nachverfolgung von Deal-Fortschritten über Regionen und Teams
• Vereinfachung von Freigaben bei Preisen, Angeboten und Vertragsprüfungen
• Unterstützung konsistenter Prognosen durch KI-gestützte Einblicke und Trendanalysen
• …und vieles mehr

Customer Relationship Management-Software für den Vertrieb: Beispiel

Die wichtigsten Funktionen von Sales CRM-Software 

Um Vertriebserfolg zu maximieren, sollte CRM-Software zentrale Vertriebsfunktionen, Automatisierung, Zusammenarbeit und zentralisierte Kund:innendaten vereinen, damit die Umsetzung entlang der gesamten Vertriebspipeline konsistent gelingt.

• 360° Kund:in: Einheitliche Sicht auf jeden Lead, Kontakt und Account – alle Historien, Interaktionen und wichtige Details zentral. So können Vertriebsmitarbeitende den Pipeline-Status schnell einschätzen, sich auf Gespräche vorbereiten und teamübergreifend Updates teilen.
• Lead & Chancenmanagement: Strukturiert Leads, standardisiert Qualifizierung und verfolgt Chancen über alle Phasen des Verkaufszyklus. Hilft Vertriebsmitarbeitenden, die wichtigsten Deals zu priorisieren und unterstützt Führungskräfte mit konsistenter Pipeline-Transparenz.
• Auftrags- & Vertragsmanagement: Angebote, Preise, Vorschläge und Vertragsphasen sind an einem Ort gebündelt. Erleichtert Dokumentenaktualisierungen, Freigaben und die Abstimmung mit Stakeholdern während Verhandlungen.
• Pipeline-Transparenz & Management: Bietet klare Einblicke in die Phasen, den Status und die Entwicklung eines jeden Geschäfts. Hilft Teams, Engpässe zu erkennen, sich auf aktive Chancen zu konzentrieren und sorgt für konsistente Vertriebsprozesse über verschiedene Regionen hinweg.
• Verkaufsprognosen: Schätzt zukünftige Umsätze anhand von Pipelinedaten und historischen Trends. Prädiktive KI kann Risiken aufzeigen und frühe Indikatoren sichtbar machen, um eine fundiertere Planung zu unterstützen.
• Aktivitäts- und Aufgabenmanagement: Protokolliert Anrufe, E-Mails und Besprechungen und plant Folgeaktivitäten direkt im CRM. Sichert einheitliche Ansprache und verdeutlicht, was in jeder Phase beachtet werden muss.
• Sales Workflow-Automatisierung: Automatisiert wiederkehrende Schritte wie Leadverteilung, Erinnerungen, Freigaben und Datenaktualisierungen, damit Prozesse effizient und reibungslos ablaufen.
• Berichterstattung & Analytik: Dashboards und Berichte, die Leistungskennzahlen, Pipeline-Einblicke und Teamaktivitäten konsolidieren, um datenbasierte Entscheidungen zu unterstützen.
• KI- & Agentische Tools für Vertriebsteams: KI-gestützte Hilfestellungen für Priorisierung, Einblicke, Empfehlungen und Datenanreicherung zur Unterstützung der täglichen Arbeit.
• Kollaborationswerkzeuge: Gemeinsame Notizen, Dateien und Kommunikations-Threads, die Vertriebs-, Marketing-, Betriebs- und Serviceteams dabei unterstützen, bei allen Kund:innen und Geschäftsvorgängen auf dem gleichen Stand zu bleiben.
• Integrationen & Mobiler Zugriff: Anbindung an Marketing-Systeme, ERP, CPQ, Support-Tools und E-Mail sowie mobiler Zugriff für Teams, die im Außendienst oder remote arbeiten.
• Individualisierung & No-Code-Flexibilität: Geschäftsteams können Vertriebsprozesse, Felder und Automatisierungen ohne komplexe Entwicklung konfigurieren.

Mit KI-Sales CRM neue Vertriebspotenziale erschließen

KI wird zu einer grundlegenden Fähigkeit in der CRM-Technologie und Verkaufsteams setzen sie zunehmend ein, um Arbeitsprozesse zu optimieren und die Umsetzung zu verbessern. Laut dem globalen Umfragebericht von Creatio prüfen oder implementieren fast 46 % der Führungskräfte KI für CRM-Prozesse.

Im Vertrieb führen KI-Tools und digitale Assistenten neue Ebenen von Automatisierung, Intelligenz und Personalisierung ein, indem sie Teams dabei unterstützen, sich stärker auf den Verkauf und weniger auf administrative Aufgaben zu konzentrieren. Dies sind die wichtigsten Säulen, wie KI moderne Vertriebsprozesse unterstützt:

1. Automatisierung: Erfasst Daten aus Anrufen und E-Mails, plant Folgeaufgaben, erstellt Angebote und übernimmt Routineaufgaben.
2. Prädiktive Analyse: Analysiert Muster zur besseren Prognose, hebt vielversprechende Leads hervor und erkennt frühzeitig Bedarf bei Kund:innen.
3. Intelligente Unterstützung: Liefert kontextbezogene Vorschläge für nächste Schritte, Gesprächspunkte und passgenaue Inhalte, damit Vertriebsmitarbeitende Gespräche effizient leiten können.
4. Datengetriebene Einblicke: Bietet Dashboards und Analysen zur besseren Entscheidungsfindung, Priorisierung von Arbeiten und Ressourcenzuteilung.
5. Erweiterte Personalisierung: Passt Kommunikations- und Engagement-Strategien gezielt an das Kund:innenverhalten, die Präferenzen und die Historie der Kund:innen an.

Beispiel: Prognose des Quotenwachstums mit Creatio.ai

Wichtige Vorteile von Sales CRM

Warum ist CRM für Vertriebsteams so wichtig? Im Folgenden finden Sie fünf zentrale Vorteile von CRM-Tools, die für eine konsistente Vertriebsleistung in Ihrem Unternehmen unerlässlich sind.:

1. Alle Daten – an einem Ort

Ein Sales CRM bündelt jede Interaktion, jedes Dokument und alle Kund:innendetails in einem einzigen funktionalen und vollständig sicheren System. Für Teams, die lange, mehrstufige Zyklen mit mehreren Beteiligten verwalten, beseitigt dies Informationslücken und stellt sicher, dass Account Executives, SDRs, Customer Success und die Führungsebene im selben Kontext arbeiten.

2. Intelligentere Entscheidungen treffen

Ein Vertriebs-CRM verschafft Vertriebsmitarbeitern die Übersicht, sich auf die richtigen Maßnahmen zu konzentrieren – indem es vor allem vielversprechende Accounts identifiziert, Cross-Selling-Möglichkeiten aufzeigt und verdeutlicht, welche Deals aktuell Aufmerksamkeit benötigen. Führungskräfte profitieren von derselben Transparenz und erhalten einen klaren Überblick über Pipeline-Phasen, Deal-Fortschritte, Leistungstrends und Einblicke in Vertriebsprognosen, die die Planung und Ressourcenzuteilung unterstützen.

3. Höhere Umsätze & bessere Bindung

Ein strukturiertes CRM stärkt die Kundenbindung über lange, komplexe Vertriebszyklen, indem es Ansprache, Follow-ups und wichtige Kund:innendetails organisiert – die Elemente, die jede Interaktion relevanter und persönlicher machen. Es unterstützt außerdem stärkere Kund:innenbeziehungen nach dem Verkauf, indem es den Teams klare Einblicke in Verlängerungsfristen und Expansionsmöglichkeiten bietet und so zu stabileren, langfristigen Umsätzen beiträgt.

4. Gesteigerte Produktivität im Vertrieb

Vertriebsleiter arbeiten wesentlich effizienter, wenn Verwaltungsaufgaben und Prozesse organisiert, vereinfacht und stärker automatisiert sind. Ein Sales CRM bietet einen zentralen Ort, um Aktivitäten zu verwalten, Fortschritte nachzuvollziehen und Kontaktdaten zu pflegen – so bleibt Fokus auf dem Wesentlichen. Gerade für große oder über mehrere Standorte verteilte Teams ist das wichtig, da es strukturiertere, konsistente und planbare Prozesse unterstützt.

Laut Nucleus Research berichten Unternehmen, die Creatio CRM eingeführt haben, von einer 61% schnelleren Lead-Bearbeitung und 17% weniger manuellen Dateneingaben für Vertriebsteams.

5. Bessere Zusammenarbeit

Der Erfolg jeder Organisation beruht immer auf abgestimmter Zusammenarbeit zwischen Vertrieb, Marketing, Operation, Finanzen und Customer Success. Ein modernes CRM verschafft allen Teams gemeinsame Einblicke in Accounts und Deals, erleichtert die Zusammenarbeit und schließt Kommunikationslücken. Mit einer zentralen Informationsquelle können Teams Prioritäten abstimmen, bei Account-Änderungen auf dem Laufenden bleiben und komplexe Geschäfte konsistenter managen.

5 beste Sales-CRM, die Sie für 2026 in Betracht ziehen sollten

1. Creatio Sales

Creatio Sales ist eine moderne Sales CRM-Plattform, die Vertriebsteams unterstützt, den kompletten Vertriebszyklus mithilfe von KI und No-Code-Fähigkeiten zu automatisieren und zu steuern. Die Plattform kombiniert KI-gestützte Vertriebsfunktionen mit modularem Prozessdesign – Unternehmen können Vertriebsworkflows flexibel anpassen und skalieren und so die Umsetzung und Vertriebs-Produktivität steigern.

Creatio Sales kann als eigenständige Lösung oder als Teil einer einheitlichen CRM-Plattform gemeinsam mit Creatio Marketing und Creatio Service eingesetzt werden. Dies bietet Organisationen die Flexibilität, den Vertrieb mit Marketing- und Serviceprozessen abzustimmen – und dabei bleiben Kund:innendaten, Workflows und die Umsetzung teamübergreifend stets aktuell und verbunden.

Mit einem umfassenden 360° Kund:in-Überblick und fortschrittlicher Vertriebsautomatisierung unterstützt Creatio Sales die Vertriebsmitarbeitenden dabei, wertvolle Accounts zu identifizieren und Chancen zu priorisieren und Deals effizienter voranzubringen. KI-gestützte Prognosen und Analysen bieten eine tiefgehendere Transparenz bei der Vertriebs-Performance, Leistungstrends und Kund:innenverhalten und unterstützen eine fundiertere Vertriebsplanung und -ausführung. Agentische KI-Funktionen sind direkt in Alltagstools wie MS Outlook und Teams integriert, sodass Vertriebsmitarbeitende kontextsensitive Einblicke nutzen können, ohne zwischen Anwendungen wechseln zu müssen.

Die in Creatio integrierten KI Sales Agenten unterstützen Teams während des gesamten Vertriebszyklus – vom Erstkontakt bis zum Vertragsabschluss – und verringern manuelle Aufgaben, damit jede Kund:inneninteraktion relevanter und persönlicher wird. Zudem lassen sich rollenbasierte Agenten einfach durch natürliche Sprache konfigurieren oder erweitern, um spezifischen Vertriebsprozessen und Anforderungen gerecht zu werden.

Die Leistungsfähigkeit von Creatio wird sowohl von Analysten als auch Kund:innen anerkannt. Besonders hervorzuheben: Creatio Sales wurde als Visionary im Gartner® Magic Quadrant™ für Sales Force Automation Platforms ausgezeichnet, was die Anerkennung als KI-Native No-Code-Alternative zu herkömmlichen CRM-Plattformen widerspiegelt.

Besondere Funktionen:

• Sofort nutzbare Anwendungen für den Vertrieb, wie 360° Kund:in, Lead- & Chancenmanagement, Auftrags- und Vertragsmanagement, Vertriebsproduktivität, Guided Selling und Vertriebsprognosen
• Integrierte, konfigurierbare KI-Vertriebs-Agenten für Account-Recherche, Angebotserstellung, Prognosen, Gebietsmanagement, Meeting-Vorbereitung und mehr
• Moderner, konversationsbasierter Arbeitsbereich, entwickelt zur Verbesserung des Multitaskings und der Produktivität von Vertriebsmitarbeitenden
• KI-gestützte No-Code-Tools, mit denen Vertriebsprofis Workflows, Anwendungen und Agenten ohne Programmieraufwand erstellen, konfigurieren und einsetzen können
• Vorkonfigurierte Lösungen für über 20 Branchen
• Mobile Anwendung, um die Produktivität bei Außendienst und dezentralen Vertriebsteams zu steigern

Vorteile:

• Generative, prädiktive und agentengestützte KI-Funktionen direkt im Kern der Plattform integriert
• Nahtlose Integration mit Creatio Marketing und Creatio Service
• No-Code-Anpassungen ermöglichen es Teams, Workflows ohne Abhängigkeit von der IT-Abteilung zu gestalten
• Flexible, modulare Preisgestaltung – Unternehmen zahlen nur für genutzte Funktionen

Nachteile:

• Kann Anwender:innen ohne Vorkenntnisse in No-Code-Plattformen anfangs eine gewisse Lernkurve bereiten

Preisgestaltung:

Creatio bietet ein modulares Preismodell, bei dem Unternehmen nur für die tatsächlich genutzten Produkte und Funktionen zahlen. Creatio Sales startet ab €40 pro Nutzer:in und Monat. Marketing- und Service-Module können jeweils für €15 pro Nutzer:in und Monat als eigenständige Bausteine hinzugebucht werden – so entsteht eine agentenbasierte CRM-Plattform, die individuell auf Ihre Anforderungen zugeschnitten ist.

Creatio Sales

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2. Zoho CRM

Zoho CRM ist eine vertriebsorientierte Plattform, die kleinen und mittleren Unternehmen dabei hilft, Kund:innendaten zu zentralisieren und die Vertriebsaktivitäten zu rationalisieren. Sie vereint zentrale CRM-Funktionen mit Vertriebsautomatisierung, Analytik, E-Mail-Marketing und Tools rund um Bestandsmanagement in einer einzigen Arbeitsumgebung. KI-basierte Unterstützung wird von Zohos digitaler Assistentin Zia bereitgestellt, die Routineaufgaben im Vertrieb unterstützt – wie etwa Lead-Scoring, Prognosen und Kund:innen-Einblicke – anstatt autonome, agentengesteuerte Prozesse. Zoho CRM ist weithin bekannt für seine Benutzer:innenfreundlichkeit und das ausgewogene Verhältnis zwischen Funktionalität und Erschwinglichkeit.

Besondere Funktionen:

• Zia KI-Assistenz für Lead-Scoring, Anomalie-Erkennung und Vertriebsprognosen
• KI-basierte Deal-Einblicke, die Trends, Risiken und Leistungsänderungen hervorhebt
• Workflow-Automatisierung für Lead-Zuweisung, Follow-ups und Aufgabenverteilung
• Vertriebsprognose-Tools auf Basis historischer und Pipeline-Daten
• E-Mail- und Aktivitätsintelligenz zur Nachverfolgung von Interaktionen und Reaktionsmustern.

Vorteile:

• Umfassende Integration über Zoho-Geschäftsanwendungen hinweg
• Integrierte KI in mehreren Preispaketen verfügbar
• Preislich attraktiv im Vergleich zu Enterprise-fokussierten CRM-Plattformen

Nachteile:

• Anpassungsmöglichkeiten für komplexe Enterprise-Vertriebsmodelle sind begrenzt
• Erweiterte Analytik und Automatisierung gibt es nur in höheren Tarifpaketen
• KI-Funktionen sind unterstützend und nicht vollständig eigenständig oder autonom

Preisgestaltung:

Zoho CRM wird in mehreren Editionen angeboten, die in der Regel von €20 bis €65 pro Benutzer:in und Monat reichen – abhängig vom gewählten Tarif und Abrechnungsmodell. Professionelle Vertriebsteams wählen oft Enterprise (€50 pro Nutzer:in/Monat) oder Ultimate (€60 pro Nutzer:in/Monat), die erweiterte Automatisierung, Analytik und KI-Funktionen bieten.

3. Salesforce Sales Cloud

Salesforce Sales Cloud ist ein CRM zur Unterstützung komplexer Vertriebsprozesse, großer Pipelines und standortübergreifender Teams. Unternehmen managen Leads, Kontakte, Accounts und Chancen in einer einzigen anpassbaren Oberfläche. Die Plattform umfasst Vertriebsinteraktion und Gesprächsintelligenz, Lead- und Chancenmanagement, Produktivitätstools, Workflow-Automatisierung und ein umfassendes Ökosystem an Integrationen. Erweiterte KI-Funktionen sind in höheren Editionen und Add-ons verfügbar und unterstützen Analytik, Prognosen und Vertriebs-Einblicke. Insgesamt ist die Plattform am besten für Organisationen geeignet, die umfangreiche Integrationen und Skalierbarkeit für globale Vertriebsteams benötigen.

Besondere Funktionen:

• Integrierte KI für Lead-Scoring und Deal-Priorisierung, Opportunity-Einblicke und prädiktive Prognosen
• Erweitertes Pipeline- und Prognosemanagement mit konfigurierbaren Roll-ups
• Vertriebsanalysen und Dashboards für Leistungs- und Trendanalysen
• Umfassende Automatisierungstools, die Salesforce Flow nutzen
• Vertriebs-Engagement und Gesprächsintelligenz, um mehr Einblicke aus Ihren Verkaufsgesprächen zu gewinnen

Vorteile:

• Starke KI-gestützte Analytik, Prognose und Vertriebs-Einblicke
• Hochgradig anpassbar für komplexe und branchenspezifische Vertriebsprozesse
• Skaliert zuverlässig für große, globale und mehrteilige Vertriebsteams
• Umfassendes Ökosystem für Drittanbieter-Integrationen und Partner:innen

Nachteile:

• Höhere Implementierungs- und laufende Kosten als viele andere Sales CRM-Plattformen
• Erweiterte KI- und Automatisierungsfunktionen nur in höheren Editionen verfügbar
• Für das Onboarding und eine umfassende Anpassung sind häufig externe Beratung oder spezielles Fachwissen erforderlich
• Die Komplexität der Plattform führt zu einer steileren Lernkurve

Preisgestaltung:

Salesforce Sales Cloud ist in verschiedenen Editionen erhältlich. Die Preise liegen zwischen €25 und €550 pro Nutzer:in und Monat. Sales Teams wählen meist Professional (€175), Enterprise (€330), Unlimited (€350) oder Agentforce 1 Sales (€550), die KI-Features und umfassende Anpassbarkeit bieten.

Siehe auch: Salesforce Alternativen & Wettbewerber:innen

4. HubSpot Sales Hub

HubSpot Sales Hub ist ein CRM, das darauf ausgelegt ist, Teams bei der Verwaltung von Deals, der Automatisierung von Kontaktaufnahmen und der Koordination von Vertriebsprozessen innerhalb der Smart CRM-Plattform von HubSpot zu unterstützen. Die Plattform vereint Akquise, Engagement und Deal-Management in einer einzigen Oberfläche und eignet sich besonders für Unternehmen, die bereits HubSpot-Marketing- oder Servicetools nutzen. Die integrierten KI-Funktionen der Plattform unterstützen Vertriebsmitarbeitende bei täglichen Vertriebsaktivitäten wie der Inhaltserstellung, Einblicke und Automatisierung, statt autonome oder vollständig agentengesteuerte Workflows zu ermöglichen. Dank intuitiver Oberfläche und nahtloser Produktintegration ist HubSpot Sales Hub leicht einzuführen und ermöglicht konzernübergreifende Zusammenarbeit.

Besondere Funktionen:

• KI-Meeting-Assistent für Gesprächsaufzeichnung, Transkription und Gesprächseinblicke
• Breeze Prospecting Agent zur Unterstützung bei Account-Recherchen und Priorisierung von Zielkund:innen
• E-Mail-Einblicke und KI-gestützte Inhalte für Ansprache und Follow-ups
• Pipeline-Visualisierung und Deal-Tracking für die tägliche Arbeit im Vertrieb
• Vertriebsanalysen und Dashboards für Leistungs- und Trendanalysen
• Prognose-Tools basierend auf Pipeline und historischen Daten

Vorteile:

• Starke Integration mit HubSpot-Marketing-, Service- und Operations-Tools
• Einfache Einführung durch nutzer:innenfreundliche Oberfläche und geführte Workflows
• Zentralisiert Akquise, Engagement und Deal-Management in einer Plattform
• Unterstützt die Zusammenarbeit zwischen Teams und Geschäftsbereichen

Nachteile:

• KI-Funktionen sind primär unterstützend – nicht voll agentenbasiert oder autonom
• Erweiterte KI-, Prognose- und Anpassungsfunktionen gibt es nur in höheren Preisklassen
• Tiefgreifende Anpassungen sind für komplexe oder nicht standardisierte Vertriebsprozesse eingeschränkt
• Für Professional- und Enterprise-Pakete fällt eine einmalige Einrichtungsgebühr von €1.500 an

Preisgestaltung:

HubSpot Sales Hub bietet einen kostenlosen Tarif mit grundlegenden CRM-Funktionen sowie kostenpflichtige Pakete für erweiterte Funktionen. Die besten Tarife für Vertriebsteams: Professional für €100 pro Nutzer:in/Monat oder Enterprise für €150 pro Nutzer:in/Monat.

5. Microsoft Dynamics 365 Sales

Microsoft Dynamics 365 Sales wurde gezielt für komplexe Vertriebsprozesse, lange Vertragszyklen und große Teams entwickelt. Die Lösung bündelt zentrale CRM-Tools für den Vertrieb mit datengetriebenen KI-Einblicken über Microsoft Copilot, der Intelligenz direkt in Pipeline-Management, Prognose und tägliche Abläufe integriert. So können sich Vertriebsmitarbeitende gezielter auf Termine vorbereiten, bestmögliche Maßnahmen ergreifen und die Leistung analysieren, um Interaktionen mit Kund:innen gezielt zu verbessern. Die Plattform ist besonders effektiv für Unternehmen, die bereits Microsoft-Produkte nutzen, und hilft Teams, Vertriebsabläufe auf natürliche Weise über Tools wie Outlook, Teams und Excel hinweg zu erweitern.

Besondere Funktionen:

• Autonome Lead-Recherche und -Qualifizierung
• KI-basierte Scoring-Modelle und priorisierte Aufgabenlisten für die Qualifizierung von Verkaufschancen
• Microsoft Copilot unterstützt bei der Sichtung offener Vertriebsaufgaben, neuer Zuweisungen und Pipeline-Updates
• KI-generierte Zusammenfassungen von Chancen und Vorbereitungsnotizen für Besprechungen, um den Kund:innenstatus, relevante Neuigkeiten und frühere Besprechungsnotizen zu überprüfen
• Automatisierte Verkaufsempfehlungen, die Teams auf Schwachstellen in der Verkaufskette hinweisen.

Vorteile:

• Nahtlose Integration mit Microsoft 365, Teams und Power Platform
• Starke KI-gestützte Prognosen, Analytik und Vertriebs-Einblicke
• Skaliert problemlos für große, verteilte und multi-regionale Vertriebsteams
• Flexible Anpassungen über Low-Code- und Enterprise-Tools möglich

Nachteile:

• Komplexer als SMB-orientierte Sales CRMs
• Die Einführung erfordert oft strukturiertes Onboarding
• Erweiterte KI-Automatisierungen und Einblicke stehen nur in den Enterprise- und Premium-Editionen zur Verfügung
• Für Anpassungen und Automatisierung kann Power-Platform-Expertise erforderlich sein

Preisgestaltung:

Microsoft Dynamics 365 Sales gibt es in drei Editionen: Professional (€65/Nutzer:in/Monat), Enterprise (€105/Nutzer:in/Monat) und Premium (€150/Nutzer:in/Monat).

So nutzen Sie Sales CRM Software: Praxisbeispiele führender Unternehmen

Sales-CRM-Software wird häufig eingesetzt, um die tägliche Vertriebsarbeit zu unterstützen – vom ersten Kontakt mit potenziellen Kund:innen bis zum Abschluss von Geschäften und der Nachbetreuung nach dem Verkauf. In der Praxis verlassen sich Teams auf CRM-Systeme, um Arbeitsabläufe zu strukturieren, Maßnahmen zu steuern und Ergebnisse in jeder Phase des Verkaufszyklus zu erfassen.

So nutzen Unternehmen die Möglichkeiten in der Praxis:

Akquise & Qualifizierung

Bereits in der frühesten Phase des Verkaufsprozesses hilft Sales-CRM-Software Teams, die passenden Accounts schneller zu identifizieren und die Ansprache mit deutlich weniger manueller Arbeit zu personalisieren. Typische Arten, wie es Vertriebsmitarbeitende unterstützt, sind:

• Automatisches Lead-Scoring anhand von Engagement, Firmendaten und Verhalten
• Automatisierter Einsatz von KI Agenten, um Accounts zu recherchieren, Entscheider zu finden und Profile anzureichern
• Personalisierte E-Mail-Sequenzen für Ansprache, unterstützt durch aktuelle Kontaktinformationen aus E-Mail-Finder-Tools
• Markierung von vielversprechenden Accounts und Empfehlung von Next-best-Actions
• Empfohlene Prioritätssegmente für gezielte Akquise vorschlagen

Anwendungsfall: Purplebricks erzielt Rekord-Leistung bei Lead-Generierung mit KI-CRM

Purplebricks hat sein Lead-Management und Outbound-Akquise transformiert, indem alte Systeme durch die agentenbasierte CRM-Plattform von Creatio abgelöst wurden. Bereits nach sechs Monaten stieg das Lead-Volumen um 35 % und die Lead-Konvertierung verbesserte sich um 50 % – dank intelligenter Automatisierung und gezielterer Interaktion. Durch die Kategorisierung und Weiterleitung von tausenden täglichen Anfragen etwa über Rightmove und Zoopla erhielten die Vertriebsteams Echtzeit-Einblicke in den Funnel und konnten mehrstufige Chancen aus einzelnen Kund:innen erschließen.

Lead- & Kontaktmanagement

Vertriebsteams nutzen CRM-Software, um Struktur, Transparenz und Konsistenz in die Erfassung, Verwaltung und den Übergang von Leads zu aktiven Opportunities zu bringen. Typische Anwendungsfälle sind:

• Jeden Anruf, jede E-Mail, jedes Meeting und jeden Kontaktpunkt in einer einheitlichen Zeitleiste nachverfolgen
• Automatische Lead-Zuweisung an passende Mitarbeitende je nach Region, Expertise oder Auslastung
• Account-Segmentierung nach Branche, Größe, Priorität oder Kaufphase
• Einsatz von KI Agenten zur Überwachung der Interaktionen während des Verkaufsprozesses und Benachrichtigung von Mitarbeitenden bei Aktivitätsrückgang
• Chancen werden mithilfe phasengesteuerter Workflows und nächsten Aktionen systematisch vorangetrieben

Anwendungsfall: Americar beschleunigt die Customer Journey mit agentischem No-Code-CRM

Americar hat fragmentierte Prozesse auf der agentenbasierten Plattform von Creatio vereinheitlicht und ermöglicht so die sofortige Lead-Erfassung, KI-gestützte Empfehlungen und geführte Vertriebsprozesse. Vertriebsmanager antworten jetzt innerhalb von ein bis zwei Minuten, unterstützt durch Echtzeitdaten zu Lagerbestand und Preisen, die Angebote immer aktuell und korrekt halten. Das Ergebnis: Schnellere Reaktionszeiten, ein durchgängig abgestimmter Vertriebsprozess und eine vollständige 360° Sicht auf die Customer Journey.

Mehrkanalige Kommunikation

Sales CRM ermöglicht Teams, Kund:innengespräche über alle Kanäle hinweg zu managen und Kontext sowie Kontinuität zu wahren. Vertriebsteams nutzen das in der Praxis, um:

• E-Mail, Telefon, Chat, Webanfragen und Messaging in einer Oberfläche zu verwalten
• Eine einheitliche Interaktionshistorie über alle Vertriebs- und Service-Touchpoints pflegen
• KI-gesteuerte Chatbots für Routineanfragen und die Qualifizierung eingehender Leads nutzen
• Vertriebsantworten wie Follow-ups, Angebote und Angebotsversand automatisieren
• Demos und Termine mit integrierter Terminplanung und Erinnerungen koordinieren

Anwendungsfall: Astana Motors erzielt fehlerfreie Serviceausführung mit einer dedizierten No-Code-Plattform

Astana Motors hat CRM-Prozesse im gesamten Händlernetzwerk mit der No-Code-Plattform von Creatio modernisiert. Mit einem zentralisierten, kanalübergreifenden Contact Center, KI-gestützten Chatbots und einem einzigen Fenster für Kund:inneninteraktionen können Teams die Kund:innenkommunikation jetzt nahtlos kanalübergreifend verwalten. Das Unternehmen optimierte zudem das digitale Dokumentenmanagement und verkürzte die Freigabezeiten für Verträge von 2–3 Monaten auf nur 2–3 Tage, was die Serviceausführung und operative Effizienz erheblich beschleunigte.

Vertriebs-Pipeline-Management & Prognosen

Vertriebs-CRM-Software hilft Teams, die Übersicht über den Deal-Fortschritt zu behalten, Risiken zu antizipieren und Umsätze mit größerer Sicherheit zu planen. In der Praxis nutzen Vertriebsteams und Führungskräfte das System, um:

• Echtzeit-Einblicke in Phasen, Fortschritt und Engpässe im Vertriebsprozess bereitzustellen
• Verkaufschancen basierend auf Momentum, Engagement und Fortschritt der Phase zu bewerten
• Prädiktive Analysen zur Verbesserung der Prognosegenauigkeit einzusetzen
• Stockende oder gefährdete Deals hervorzuheben, die besondere Aufmerksamkeit erfordern
• Regelmäßige Pipeline-Zusammenfassungen für Vertriebsmitarbeitende und das Management zu erstellen

Anwendungsfall: Howdens steigert die Abschlussquote mit dem No-Code Sales CRM

Howdens verbesserte die Pipeline-Transparenz und Vertriebsumsetzung durch die Einführung des No-Code Sales CRM von Creatio im gesamten Filialnetz. Innerhalb von sechs Monaten steigerte das Unternehmen die Abschlussquote von 32 % auf 38 % (+18,75 %) und gewann über 1.200 neue qualifizierte Leads, die zuvor schwer nachzuverfolgen waren. Eine bessere Übersicht über die Vertriebspipeline half den Teams, höhere Lead-Volumes während Spitzenzeiten zu bewältigen, ohne dabei Chancen zu verlieren.

Abschluss-Exzellenz & Vertriebsergebnisse

Vertriebs-CRM-Systeme ermöglichen es Teams, Abschlüsse kontrolliert und konsistent zu realisieren und dabei die Einblicke zu erhalten, die zur Optimierung künftiger Abschlüsse notwendig sind. Dies umfasst das Abschließen der letzten Schritte, das Standardisieren von Abschlussprozessen und das Umwandeln geschlossener Geschäfte in umsetzbare Leistungs-Einblicke. Typische Beispiele sind:

• Vertragsabläufe, Freigaben und Dokumentenrouting in einem strukturierten Prozess zu steuern
• Abschlussrelevante Aufgaben wie Unterschriften, Prüfungen und die Abzeichnung durch Stakeholder nachzuverfolgen
• Identifikation von Upsell- und Cross-Sell-Chancen auf Basis der Kund:innenhistorie und des Engagements
• Abschlussdokumentation zu standardisieren, um wiederholbare Prozesse zu gewährleisten
• Erfassung von Ergebnissen und Leistungssignalen für Coaching und Prozessoptimierung

Anwendungsfall: BSN Sports treibt proaktiven, datengetriebenen Vertrieb mit einer All-in-One-CRM-Lösung voran

BSN Sports wechselte vom reaktiven, inbound-geführten Vertriebsmodell zu einer strukturierteren, proaktiven Vorgehensweise mit Creatio CRM. Individuell anpassbare, geteilte Dashboards und volle Pipeline-Transparenz verbesserten die Priorisierung, ermöglichten gezieltes Coaching und förderten die bereichsübergreifende Zusammenarbeit. Das Unternehmen verzeichnete in fünf Jahren eine Steigerung des Verkaufsvolumens pro Vertriebsmitarbeitender um 50–60%, wobei ein weiteres Wachstum durch den Ausbau digitaler Fähigkeiten erwartet wird.

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So wählen Sie die richtige CRM-Software für den Vertrieb aus

Das passende CRM sollte Ihre heutigen Vertriebsprozesse abbilden – und mitwachsen, wenn Ihre Umsatzorganisation wächst. Hier sind die wichtigsten Kriterien zur Bewertung von Vertriebs-CRMs, bevor Sie eine Kaufentscheidung treffen.

Schritt 1: Definieren Sie Ihre Vertriebsziele und -prozesse

Verschaffen Sie sich zunächst einen Überblick über Ihre aktuelle Vertriebsorganisation und identifizieren Sie Verbesserungsbereiche. Analysieren Sie Engpässe bei der Akquise, im Deal-Fortschritt, in der Prognose oder beim Übergabeprozess und beziehen Sie Vertriebsmitarbeitende sowie Führungskräfte ein, um tägliche Herausforderungen und essentielle Funktionen zu erkennen.

Schritt 2: Überprüfen Sie die Kern-Vertriebsfunktionen

Ein dediziertes Vertriebs-CRM sollte Ihren gesamten Vertriebszyklus lücken- und kompromisslos unterstützen. Geben Sie Plattformen mit Lead- und Chancenmanagement, Pipeline-Transparenz, Funktionen zur Nachverfolgung von Vertriebsaktivitäten sowie passenden Lösungen für Angebotserstellung und Vertragsabläufe den Vorrang, denn diese sind für Vertriebserfolg unverzichtbar.

Schritt 3: Beurteilen Sie KI- und Vertriebs-Automatisierungsfunktionen

KI ist in CRM-Systemen, insbesondere für Umsatzteams, nicht mehr optional. Bewerten Sie die integrierten KI-Funktionen und wie diese dabei helfen, Prozesse zu optimieren, die Entscheidungsfindung zu verbessern und die Kund:innenbindung zu steigern. Zum Beispiel betten agentische CRM-Plattformen, wie Creatio Sales, KI-Agenten direkt in Vertriebsworkflows ein – für automatisierte Accountrecherche, Angebotserstellung, Meetingvorbereitung, Prognosen und Gebietsmanagement – damit Teams sämtliche Kernprozesse in einem einzigen System steuern können.

Schritt 4: Kompatibilität mit Ihrem Vertriebssystem sicherstellen

Ein CRM-System sollte sich nahtlos in Ihre bestehende Vertriebsumgebung einfügen, einschließlich E-Mail und Kalender, Geschäftstelefonsysteme, Vertriebs-Engagement-Tools, CPQ- oder ERP-Systeme, Marketingplattformen und Kund:innensupport-Software. Leistungsfähige Integrationen verhindern CRM--Datensilos, reduzieren manuelle Arbeit und sorgen für einen reibungslosen Informationsfluss zwischen Vertriebsmanager:innen und externen Teams.

Schritt 5: Skalierbarkeit, Akzeptanz und langfristigen Mehrwert sicherstellen

Sobald Sie CRM-Anbietende in die engere Auswahl genommen haben, bewerten Sie deren langfristige Zukunftsfähigkeit über die reinen Funktionsmerkmale hinaus. Bewerten Sie Benutzer:innenfreundlichkeit und Onboarding, No-Code-Anpassungsmöglichkeiten, Skalierbarkeit über Teams oder Regionen, die Gesamtbetriebskosten und die Stärke des Branchen- und Supportnetzwerks der Anbieter:in. Moderne CRM-Plattformen können diese Faktoren in messbaren Geschäftsnutzen übersetzen – zum Beispiel: Nucleus Research fand heraus, dass Unternehmen, die von Salesforce und Microsoft auf Creatio CRM umgestiegen sind, eine Senkung der Technologiekosten um 37 % und bis zu 70 % kürzere Implementierungszeiten erreichten. Dies verdeutlicht die Bedeutung von Flexibilität und schnellerer Time-to-Value.

Schlussfolgerung

Ein CRM spielt eine zentrale Rolle dabei, Vertriebsmitarbeitende in allen Phasen des Verkaufsprozesses zur konsistenten Ausführung zu befähigen. Durch strukturierte Workflows und Verkaufsdaten erhalten Teams Klarheit über die Pipeline, verringern manuellen Aufwand und können sich auf den Abschluss von Deals konzentrieren – das steigert Umsatz und schafft stärkere Kund:innenbeziehungen.

Creatio Sales ist für Unternehmen gemacht, die Wert auf Automatisierung und Flexibilität ohne Komplexität legen. Als einheitliches No-Code-CRM mit agentenbasierter KI ermöglicht es Vertriebsteams, Kernprozesse zu automatisieren, die tägliche Umsetzung zu steuern und den gesamten Vertriebslebenszyklus von der Akquise bis zum Abschluss zu managen – und sich dennoch flexibel an neue Vertriebsmodelle und Wachstumsanforderungen anzupassen.