Anpassbares CRM: Die 10 besten CRM-Empfehlungen in 2026 [Aktualisiert]

Für viele Unternehmen fühlen sich CRM-Plattformen eher wie eine Last als wie eine Lösung an. Teams kämpfen oft mit Herausforderungen wie verwirrenden Benutzeroberflächen, umständlichen Add-ons und niedrigen Anwenderquoten, die die Produktivität hemmen, statt sie zu steigern.

Im Jahr 2026 suchen Organisationen nach anpassbarer CRM-Software, die sich schnell an ihre individuellen Anforderungen anpasst. Im Gegensatz zu starren, veralteten Systemen erlaubt eine anpassbare CRM-Plattform Unternehmen, Prozesse zu gestalten, Workflows individuell anzupassen und sämtliche CRM-Funktionen für ihre Branche voll auszuschöpfen.

In diesem Artikel erklären wir alles, was Sie über anpassbare CRMs wissen müssen: was sie sind und warum sie wichtig sind, ihre Hauptfunktionen und Vorteile sowie die 10 beliebtesten anpassbaren Lösungen, die Sie heute in Betracht ziehen sollten.

Wichtige Erkenntnisse:

• Anpassbare CRM-Lösungen ermöglichen es Unternehmen, Zentralfunktionen an ihre individuellen Prozesse und Branchenbedürfnisse anzupassen. Im Gegensatz zu einem vollständig individuell entwickelten CRM handelt es sich um eine sofort nutzbare Plattform, die mit No-Code-Tools, modularer Architektur, Integrationen und KI-Funktionen individuell angepasst werden kann – und das ohne hohen Entwicklungsaufwand.
• Anpassbare CRM-Plattformen werden vor allem von Unternehmen genutzt, die Flexibilität priorisieren und eine Vielzahl komplexer Prozesse und Workflows verwalten, meist mittelständische bis große Unternehmen in den Bereichen Finanzen, Gesundheitswesen, Fertigung und anderen Branchen.
• Die besten anpassbaren CRMs in 2026, die Sie in Betracht ziehen sollten, sind Creatio, Salesforce, Pipedrive, Monday.com, Zendesk, Zoho, ClickUp, HubSpot Smart CRM, Copper und Nimble.

Was ist ein anpassbares CRM?

Ein anpassbares CRM ist eine sofort einsetzbare Customer-Relationship-Management-Plattform, die individuell auf bestimmte Prozesse, Workflows und Branchenanforderungen zugeschnitten werden kann. Diese Systeme ermöglichen Unternehmen, das Erscheinungsbild und die Funktionen des CRM zu verändern, Datenfelder zu individualisieren, eigene Dashboards zu erstellen, rollenbasierte Aufgaben zu automatisieren sowie andere Business-Tools und Systeme zu integrieren. Durch die Konfiguration ihres CRM können Organisationen die Nutzerakzeptanz erhöhen, die operative Leistung verbessern und einen höheren ROI erzielen.

Im Gegensatz zu starren CRM-Systemen, die Unternehmen in vordefinierte Workflows zwängen, passt sich anpassbare CRM-Software dem Unternehmen an. So kann das System zum Beispiel rollenbasierte Dashboards im Finanzbereich ermöglichen, Workflows an mehrstufige Lieferketten in der Fertigung anpassen oder im Gesundheitswesen compliance-konforme Datenfelder bereitstellen. Für Unternehmen mit komplexen Geschäftsabläufen ist diese Anpassungsfähigkeit von entscheidender Bedeutung, da sie dazu beiträgt, effizienter, compliance-konform und wettbewerbsfähiger zu bleiben.

Anpassbares CRM vs. Individuelles CRM: Wo liegt der Unterschied?

Obwohl die Begriffe ähnlich klingen, liegt der Unterschied zwischen einem individuellen CRM und einem anpassbaren CRM darin, wie die Software entwickelt und implementiert wird:

• Ein individuelles CRM bezeichnet die maßgeschneiderte Plattform, die von Grund auf entwickelt wird, um exakt die Anforderungen eines Unternehmens zu erfüllen. Es wird meist von großen Unternehmen mit sehr spezifischen, Nischenanforderungen und hohen Entwicklungsbudgets entwickelt. 
• Ein anpassbares CRM ist eine vorgefertigte CRM-Lösung, wie Creatio oder Pipedrive, die es Business-Anwendenden erlaubt, bestimmte Aspekte des Systems zu konfigurieren, ohne die grundlegende Struktur zu verändern. Sie bietet Flexibilität bei Einstellungen, Layouts und Konfigurationen, um sich an vielfältige geschäftliche Anforderungen anpassen zu können. Anpassbare CRMs können von jedem Unternehmen eingesetzt werden, das Wert auf Flexibilität, eine schnelle Implementierung und kontinuierliche Anpassungsmöglichkeiten legt.

Die 5 wichtigsten Vorteile einer CRM-Anpassung

Die CRM-Anpassung stellt sicher, dass die Funktionen der Plattform mit den spezifischen Anforderungen der jeweiligen Business-Anwender:innen übereinstimmen. Zu den wichtigsten Vorteilen gehören:

• 1. Erfüllung individueller Geschäftsanforderungen: Das anpassbare CRM passt sich einzigartigen Prozessen und Anforderungen an.
• 2. Steigerung der Produktivität und Akzeptanz: Anpassbare CRMs fügen sich reibungslos in tägliche Workflows ein, sodass Teams das System effektiver nutzen können.
• 3. Maßgeschneiderte Analysen: Individuell angepasste Software liefert nur relevante Analysen und Einblicke und verhindert Informationsüberflutung.
• 4. Nahtlose Skalierbarkeit: Diese CRMs können ihre Funktionalität einfach erweitern oder anpassen, wenn Ihr Unternehmen wächst oder sich Prozesse verändern – ohne den Betrieb zu stören.
• 5. Verbesserte Kundenerfahrung: Individuelle Software macht die Vertriebs-, Marketing- und Serviceprozesse effizienter – und sorgt dafür, dass Ihr Unternehmen stets die Bedürfnisse und Erwartungen der Kund:innen erfüllt.

Funktionen, die jede anpassbare CRM-Software bieten sollte

Was macht ein gutes anpassbares CRM aus? Die besten Plattformen vereinen zentrale CRM-Funktionen mit umfangreichen Konfigurationsmöglichkeiten: individuelle Datenfelder und Objekte, No-Code-Tools, Integrationen und KI-native Tools – damit Sie die Software für jeden Geschäftsworkflow anpassen und Wachstum sowie Effizienz maximieren können.

Wesentliche Funktionen eines CRM

Vor allem sollte anpassbare CRM-Software leistungsstarke Kernfunktionen und Tools bieten, die Unternehmen bei der Verwaltung des gesamten Kundenlebenszyklus unterstützen. Zu den wichtigsten Funktionen, nach denen man suchen sollte, gehören:

• Kontakt- & Account-Management – Zentraler Zugriff auf Kundendaten mit 360°-Ansicht, detaillierter Historie, Berichten und Dashboards.
• Lead- & Chancenmanagement – Leads erfassen, bewerten und zuweisen sowie hochwertige Chancen priorisieren, um die Konversionsrate zu steigern.
• Pipeline-Management – Visualisierung und Nachverfolgung sämtlicher Phasen der Vertriebspipeline zur besseren Prognose und Deal-Steuerung.
• Kampagnenmanagement – Planung, Durchführung und Überwachung von Marketingkampagnen über mehrere Kanäle.
• Auftrags-, Rechnungs- & Vertragsmanagement – Optimierung administrativer Aufgaben mit integrierten Tools zur Dokumenten- und Transaktionsverwaltung.
• Vertriebsautomatisierung – Automatisierung routinemäßiger Aufgaben wie Nachfassaktionen, Deal-Updates und Freigaben zur Beschleunigung des Vertriebszyklus.
• Marketing-Automatisierung – Zielgruppensegmentierung, personalisierte Ansprache und Messung des ROI durch automatisierte Kampagnen.
• Service-Automatisierung – Verwaltung von Fällen, Weiterleitung von Anfragen und Bereitstellung eines konsistenten Kundenservice über alle Kanäle.
• Prognosen & Analytics – Umsatzprognosen, KPI-Tracking und Leistungsanalyse mit Echtzeitdaten.
• Zusammenarbeit & Leistungsmanagement – Teams ermöglichen, effektiv zusammenzuarbeiten, Ziele zu setzen und Fortschritte zu verfolgen.

Flexible Datenmodelle & benutzerdefinierte Felder

Anpassbare CRM-Systeme sollten es Unternehmen ermöglichen, Datenfelder und Objekte ohne Programmierkenntnisse hinzuzufügen, zu bearbeiten und zu organisieren. So kann beispielsweise ein Immobilienunternehmen Objektdetails und Verträge verwalten, während ein Hersteller Lieferanteninformationen und Produktionsdaten zentral auf einer Plattform zusammenführt. Mit intuitiven Drag-and-drop-Tools für IT- und Business-Anwender:innen können Organisationen das CRM an ihre Workflows anpassen, was die Akzeptanz steigert, die Effizienz erhöht und die Produktivität verbessert.

Konfigurierbare Dashboards & Berichte

CRM-Plattformen sollten Nutzer:innen ermöglichen, personalisierte Dashboards und Berichte zu erstellen, die sich auf die wichtigsten Kennzahlen, Datensätze und Visualisierungen konzentrieren, die für ihre Ziele relevant sind. Ein Vertriebsteam benötigt beispielsweise eine Pipeline-Übersicht mit Umsatzprognosen, während ein Kundenservice-Team die Falllösungszeiten und Zufriedenheitswerte nachverfolgen möchte. Maßgeschneiderte Dashboards bieten jeder Abteilung die Einblicke, die sie benötigen, und helfen Unternehmen, schneller datenbasierte Entscheidungen zu treffen und jedes Team auf die organisatorischen Prioritäten auszurichten.

Workflow- & Prozessautomatisierung

Ein anpassbares CRM sollte es einfach machen, automatisierte Workflows zu erstellen und anzupassen, welche Routineaufgaben vereinfachen und die Produktivität steigern. Dazu zählen etwa die automatische Lead-Zuweisung und Erinnerungen an Nachfassaktionen, der Versand von E-Mail-Kampagnen basierend auf dem Verhalten der Kund:innen oder das Routing von Supportfällen an die richtigen Spezialist:innen je nach Priorität. Durch die Reduktion manueller Aufgaben schafft CRM-Automatisierung Zeit für strategische Projekte und kundenorientierte Tätigkeiten.

No-Code-Funktionen

Die Möglichkeit, ein CRM-System anzupassen und zu erweitern, lässt sich am besten mit No-Code-Funktionen realisieren. Mit diesen Tools können auch Personen ohne Programmiererfahrung Funktionen entwickeln und modifizieren, die nicht standardmäßig verfügbar sind. Zum Beispiel stellt die No-Code-Plattform von Creatio eine intuitive grafische Oberfläche mit Drag-and-Drop-Funktionalität bereit, sodass Nutzer:innen Formulare, Workflows, Dashboards und Automatisierungen konfigurieren oder sogar eigene Features erstellen können – ganz ohne Programmieren. Mit No-Code-Tools und modularer Architektur können Teams mühelos individuelle Workflows erstellen und ihr CRM flexibel an sich verändernde Geschäftsanforderungen anpassen.

Um Unternehmen dabei zu unterstützen, das volle Potenzial dieses Ansatzes im KI-Zeitalter auszuschöpfen, hat Creatio das "No-Code Playbook: The Age of AI" erstellt. In der zweiten Auflage des Playbooks wird beschrieben, wie eine effektive Zusammenarbeit zwischen IT- und Business-Teams aufgebaut, No-Code-Initiativen mit KI-Agenten und Automatisierungen skaliert und Innovationen gefördert werden können, ohne den Menschen die Kontrolle zu entziehen.

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Nahtlose Integrationen

Eine CRM-Software unterstützt Ihr Unternehmen nur dann optimal, wenn sie mit den bereits genutzten Tools nahtlos zusammenarbeitet. Deshalb sollte ein anpassbares CRM-Tool es Teams ermöglichen, Integrationsabläufe mit Drittsystemen selbst einzurichten – oft über eine visuell geführte Oberfläche und mit No-Code-Tools.

Darüber hinaus sollten CRM-Anwendungen vorgefertigte Integrationen für beliebte Systeme und zahlreiche Konnektoren über App-Marketplace bieten, um nahtlose Konnektivität und Flexibilität bei der Erfüllung spezifischer Geschäftsanforderungen zu gewährleisten.

Künstliche Intelligenz (KI)

KI ist mittlerweile ein Kernelement moderner CRM-Systeme und ermöglicht Datenanalyse, prädiktive Einblicke und Personalisierung. In einem anpassbaren CRM nimmt sie eine noch größere Rolle ein: Während die Individualisierungsmöglichkeiten die Anpassung der Plattform auf Ihre Prozesse sicherstellt, hilft KI dabei, diese Prozesse im Laufe der Zeit zu optimieren und zu entwickeln.

In Kombination mit No-Code-Tools beschleunigt KI die CRM-Anpassung, indem sie neue Funktionen vorschlägt, Aufgaben automatisiert und Workflows auf Basis von Mustern und Unternehmenszielen anpasst. Zum Beispiel hat Creatio in seiner Version 8.3 „Twin“ die Funktion des "AI-assisted No-Code" eingeführt, die es Nutzer:innen ermöglicht, leistungsstarke KI-Agenten und Anwendungen zu entwerfen und bereitzustellen, ohne Code schreiben zu müssen. Durch die Kombination aus intuitiven No-Code-Tools und KI-Fähigkeiten können Unternehmen Innovationen schneller und unternehmensweit skalieren.

KI-Agenten

Bis 2026 prognostiziert Gartner, dass 40 % der Unternehmensanwendungen auf spezialisierte KI-Agenten setzen werden. Diese digitalen Kollegen können Aufgaben eigenständig übernehmen, Entscheidungen treffen und menschliche Teams in Echtzeit unterstützen.

In einem anpassbaren CRM lassen sich KI-Agenten passgenau für Ihre Rollen und Workflows gestalten. Ein Vertriebs-Agent kann z. B. mithilfe Ihres individuellen Scoring-Modells Leads qualifizieren, ein Marketing-Agent kann Kampagnen anhand Ihrer Segmentierungsregeln feinjustieren und ein Service-Agent kann maßgeschneiderte Eskalationsrichtlinien befolgen. Und da sie auf No-Code-Frameworks basieren, können Sie sogar eigene KI-Agenten für spezifische Geschäftsprozesse erstellen – und Ihre Mitarbeitenden für strategischere Aufgaben entlasten.

Wer braucht anpassbare CRM-Software?

Eine anpassbare CRM-Plattform ist ein echter Mehrwert für Unternehmen mit komplexen Workflows oder sehr spezifischen Prozessen, die starre Systeme nicht unterstützen können. Von einer CRM-Anpassung profitieren vor allem folgende Branchen:

• Finanzdienstleistungen & Versicherung: Dashboards für Berater:innen konfigurieren, Compliance-Prüfungen automatisieren und das Management von Kund:innen oder Policen optimieren.
• Fertigung: Vertrieb und Service auf mehrstufige Lieferketten abstimmen, Lieferanten­leistung verfolgen und Bestellungen mit Produktionsplänen verknüpfen.
• Transport & Logistik: Verwaltung von Fuhrparks, Lieferungen und Kundenkommunikation in einem vernetzten System für reibungslosere Abläufe.
• Gesundheitswesen: Compliance-konforme Datenfelder erstellen, Patientenkontakte sicher dokumentieren und strenge Branchenvorgaben wie HIPAA, DSGVO und andere einhalten.
• Immobilien: Erstellen Sie benutzerdefinierte Module für Immobilienangebote, Verträge und Kundenpräferenzen, damit Makler:innen alle Details jederzeit griffbereit haben.
• Business- & Professional Services: Workflows für Projekte, Onboarding und Abrechnung anpassen, um eine nahtlose Kundenerfahrung zu garantieren.

Jedes Unternehmen will ein CRM, das die eigenen Bedürfnisse umfassend abdeckt – aber mittelgroße bis große Organisationen profitieren am meisten von anpassbaren CRM-Lösungen. Mit mehreren Abteilungen und komplexen Workflows können sie ihre Software flexibel auf verschiedene Geschäftsprozesse zuschneiden und auch spezifische Details problemlos abbilden.

Die 10 besten anpassbaren CRM-Lösungen im Jahr 2026

Bei so vielen Plattformen mit unterschiedlich starker Individualisierbarkeit kann die Wahl des optimalen Systems für Ihr Unternehmen überwältigend sein. Wir machen Ihnen die Auswahl leichter: Unser Team hat hunderte Reviews und unabhängige Berichte ausgewertet und 10 CRM-Lösungen herausgearbeitet, die wirklich überzeugen – egal ob durch Benutzerfreundlichkeit, Flexibilität oder fortschrittliche Analytik.

1. Creatio

Creatio ist die nächste Generation der anpassbaren CRM-Plattform, die darauf ausgelegt ist, sämtliche kundenorientierten und operativen Workflows mit KI und No-Code im Kern zu steuern. Damit können Unternehmen die gesamte Customer Journey optimieren, die Mitarbeiterproduktivität steigern und selbst die komplexesten Prozesse mühelos optimieren.

Creatio bietet maximale Flexibilität durch KI-gestützte No-Code-Entwicklung und modulare Architektur – von einzelnen Feldern und Dashboards bis hin zu gesamten Workflows und Modulen lässt sich alles individuell anpassen. Das Ergebnis ist ein leistungsstarkes, voll anpassbares CRM-System, das dennoch intuitiv genug für eine schnelle Einführung über alle Geschäftseinheiten hinweg bleibt. Creatios CRM-Produkte sind auf einer einheitlichen KI-nativen No-Code-Plattform integriert und können als Stand-alone-Lösungen oder gebündelt flexibel eingesetzt werden – je nach individuellem Bedarf:

• Creatio Marketing – Eine sofort einsatzbereite agentische Plattform für Marketing-Profis, um Multichannel-Kampagnen zu automatisieren und den Lead-to-Revenue-Zyklus mit KI und No-Code im Kern zu beschleunigen.
• Creatio Sales – Eine agentische End-to-End-Plattform, mit der Vertriebsexpert:innen den kompletten Verkaufszyklus steuern und Prozesse jeder Art mit leistungsfähiger KI und No-Code automatisieren können.
• Creatio Service – Eine agentische Omnichannel-Plattform für Service-Teams, um Kund:innen zu begeistern und Service-Exzellenz zu erzielen, unterstützt durch KI und No-Code.

Die CRM-Produkte von Creatio lassen sich exakt an Ihre individuellen Workflows anpassen und nahtlos in verschiedenen Geschäftseinheiten einsetzen. Zusätzlich stehen über 20 vorgefertigte Branchen-Workflows zur Verfügung, mit denen Sie die CRM-Funktionalität voll ausschöpfen können, ohne Ressourcen in die Entwicklung investieren zu müssen.

Zusätzlich zu umfassenden Anpassungsmöglichkeiten bietet der Creatio Marketplace Hunderte von Anwendungen, Add-ons und Konnektoren, um die Funktionalität zu erweitern und das CRM noch präziser an Ihre Geschäftsanforderungen anzupassen.

Um die CRM-Funktionalität zu erweitern, bietet Creatio integrierte KI-Agenten – digitale Assistenten, die selbständig arbeiten oder menschliche Teams in zahlreichen Geschäftsprozessen unterstützen können. Zusätzlich zu den fertigen CRM-Agenten für Vertrieb, Marketing und Service können Business-Anwendende individuelle KI-Agenten für ihre spezifischen Workflows entwickeln. Nutzer:innen können beispielsweise KI-Agenten erstellen, die verdächtige Transaktionen im Bankwesen identifizieren, Engpässe beim Lagerbestand in der Fertigungsindustrie vorhersagen oder Anfragen im Gesundheitswesen weiterleiten. Dank Creatios agentischer KI-Fähigkeiten können Unternehmen Innovationen beschleunigen und messbares Wachstum erzielen.

Besondere Funktionen von Creatio:

• Individuell anpassbare CRM-Module und Automatisierungen für Marketing-, Vertriebs- und Serviceteams.
• 360-Grad-Kundenansicht zur Konsolidierung zentraler Kundendaten, aller Kontaktpunkte und der Interaktionshistorie.
• Erweiterte Funktionen für Lead-, Account-, Kontakt- und Chancenmanagement.
• Modulare Architektur zur Konfiguration von Datenmodellen, Benutzeroberfläche, KI-Agenten und Workflows.
• KI-gestützte No-Code-Entwicklung zur mühelosen Erstellung eigener Objekte, Erweiterung von Standardmodellen und Definition komplexer Abhängigkeiten.
• No-Code-Agent-Builder zum Designen und Individualisieren von KI-Agenten für spezifische Workflows und Prozesse.
• Über 20 vorgefertigte Branchenlösungen und Templates von Creatio und Partnern.
• Über 700 Applikationen, Konnektoren und Integrationen im Creatio Marketplace verfügbar.
• Globale und lokale Einsatzbereitschaft, 28 Sprachen werden nativ unterstützt; weitere UI-Übersetzungen optional möglich.

Mögliche Herausforderungen mit Creatio:

• Creatio CRM kann für Geschäftsbenutzer:innen mit weniger Erfahrung im No-Code-Bereich eine gewisse Lernkurve mit sich bringen.

Creatio Preismodell:

Creatio bietet ein modulares Preismodell, das es Unternehmen ermöglicht, nur die Module und Funktionen zu erwerben, die sie benötigen. Organisationen können zwischen einer klassischen Preisstruktur pro Nutzer:in und einem Unlimited-Enterprise-Modell wählen, das Zugang zu unbegrenzten Nutzenden, Workflows, Anwendungen, KI-Agenten und benutzerdefinierten Objekten bietet, um das Unternehmenswachstum ohne Einschränkungen zu unterstützen. Vorgefertigte CRM-Module starten ab 15 € pro Nutzer:in/Monat, während das Plattform-Preismodell ab 40 € pro Nutzer:in/Monat für Creatio Business und AI Studio beginnt. Alle Pläne enthalten die Kern-Plattformfunktionen und integrierte KI-Leistungen.

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2. Salesforce

Sie haben wahrscheinlich schon von Salesforce gehört – es ist eine der etabliertesten Lösungen auf dem Markt mit einer langen CRM-Entwicklungsgeschichte. Salesforce verbessert die Automatisierung in Branchen, das Datenmanagement und die Intelligenz.

Die Anpassungsfähigkeit basiert auf leistungsstarken KI-Funktionen, die Unternehmen befähigen, ihre Prozesse kontinuierlich zu optimieren und dynamisch mitzuwachsen. Dieses CRM steigert die Resultate, bietet Einblicke in Echtzeit und fördert ein schnelles Wachstum. Darüber hinaus bieten die Lightning-Prozesse und App-Builder erweiterte Anpassungsmöglichkeiten sowie starke Integrationspotenziale.

Salesforce verfügt über eine aktive Entwickler:innen-Community, sodass Sie Ihr CRM mit Programmierung und Low-Code-Tools weiter anpassen können.

Obwohl Salesforce viele Apps und Tools innerhalb seines Ökosystems bietet, kann es eine Herausforderung sein, alle benötigten Funktionen auf einer Plattform zu zentralisieren. Außerdem benötigt Salesforce in der Regel längere Einrichtungszeiten aufgrund der Komplexität der Abläufe. Wenn Sie eine Lösung mit starker sofortiger Leistungsfähigkeit suchen, sollten Sie einen anderen Anbieter in Betracht ziehen.

Besondere Funktionen von Salesforce:

• CRM-Suite für Vertrieb, Marketing, Service und Commerce.
• Einstein AI für die Bereitstellung von prädiktiven Einblicken und Empfehlungen.
• Flow Builder zur Automatisierung von Prozessen wie Lead-Zuordnung oder Fall-Eskalation.
• Branchenspezifische Lösungen wie Financial Services Cloud, Health Cloud und Manufacturing Cloud mit vorkonfigurierten Funktionen.
• Marketplace mit vorgefertigten Integrationen und Partner-Apps.

Mögliche Herausforderungen mit Salesforce:

• Anpassungen erfordern meist Programmierkenntnisse oder technisches Fachwissen.
• Implementierung und Wartung sind im Vergleich zu anderen anpassbaren CRMs ressourcenintensiver.

Salesforce Preismodell:

Die Preise für Salesforce Sales Cloud beginnen bei 100 € pro Nutzer:in und Monat für die Pro-Suite mit grundlegenden Anpassungsmöglichkeiten und steigen bis auf 550 € pro Nutzer:in/Monat für den erweiterten Plan mit integrierter KI.

Siehe auch: Salesforce Alternativen & Wettbewerber:innen

3. Pipedrive

Die größten Stärken von Pipedrive sind die anpassbare Pipeline und das benutzerfreundliche Design.

Mit Pipedrive kann Ihr Vertriebsteam problemlos die Phasen im Verkaufsprozess individuell gestalten, Abschlusswahrscheinlichkeiten anpassen und Deal-Indikatoren innerhalb der Deal- und Pipeline-Module festlegen. Darüber hinaus erstreckt sich die Flexibilität von Pipedrive auf Datenfelder, E-Mail-Vorlagen und Automatisierungsoptionen. So kann jedes Vertriebsteam das CRM optimal an die eigenen Anforderungen anpassen.

Die Plattform erhält hohe Bewertungen hinsichtlich Benutzerfreundlichkeit und überzeugt vor allem bei der individuellen Anpassung der Oberfläche und der vielfältigen Funktionen. Benutzer finden es intuitiv, das Erscheinungsbild und die Funktionen der Plattform zu personalisieren, wodurch eine nahtlose Anpassung an spezifische Arbeitsabläufe ermöglicht wird.

Darüber hinaus bietet das System eine breite Palette an Anpassungsmöglichkeiten, um detaillierte Berichte und Dashboards zu erstellen. Dank dieser Vielfalt können Nutzer:innen Berichte erstellen, die genau zu ihren Analysebedürfnissen passen – von der Auswahl bestimmter Kennzahlen bis zur Darstellung der Daten in unterschiedlichen Visualisierungsformen.

Hauptfunktionen von Pipedrive:

• Visuelles Management der Vertriebspipeline mit anpassbaren Phasen.
• Individuelle Felder und Filter zur Anpassung von Deal- und Kontaktdatensätzen.
• Webformulare, die sich an Ihre Marke anpassen lassen und gezielte Lead-Informationen erfassen.
• Individuell anpassbare Dashboards und Berichte zur Visualisierung der Vertriebsleistung, Verfolgung von Schlüsselkriterien und Filterung der Daten nach individuellen Feldern.

Mögliche Herausforderungen mit Pipedrive:

• Im Bereich Marketing oder Service weniger leistungsstark als umfassende CRM-Systeme.
• Erweiterte Anpassungen sind nur in höheren Tarifstufen verfügbar.

Pipedrive Preismodell:

Individuelle CRM-Funktionen von Pipedrive sind ab dem Premium-Plan verfügbar, der 65 € kostet.

4. Monday.com

Dieses CRM zeichnet sich durch seine Einfachheit aus – viele Bewertungen betonen die Benutzerfreundlichkeit.

Die Plattform überzeugt durch den Einsatz von Tabellen-basierter Dateneingabe, die Integration von No-Code-Automatisierungstools und die einfache Anpassung von Boards und Elementfeldern. Mit diesen Funktionen lassen sich verschiedene Vertriebsprozesse oder Projekterfordernisse im Vertrieb optimal abbilden.

Die Boards des Systems bieten umfangreiche Anpassungsmöglichkeiten und dienen als grundlegende Säulen eines vollständig anpassbaren CRMs. Darüber hinaus sorgt die transparente Preisstruktur von Monday.com dafür, dass das CRM auch für Nutzer:innen mit begrenztem Budget zugänglich ist und so für ein breiteres Publikum attraktiv wird.

Besondere Funktionen von Monday.com:

• Unbegrenzte, individuell anpassbare Pipelines in allen Tarifen.
• Vorlagen für Lead-, Kontakt- und Deal-Management.
• Anpassbare Boards und Spalten zur Nachverfolgung von Workflows und zentralen Daten
• Apps für Android und iOS.

Mögliche Herausforderungen mit Monday.com:

• Begrenzte Anzahl an Dashboards in den Basic- und Standard-Tarifen, die nicht immer für mittelständische und große Unternehmen ausreichen.
• Die individuelle Anpassung des Systems kann mehr Einarbeitungszeit erfordern.
• Erweiterte individuelle CRM-Automatisierungen sind nur in höheren Tarifstufen enthalten.

Monday.com Preismodell:

Die Preise beginnen bei 33 € für Tarife mit umfangreichen Anpassungsmöglichkeiten.

5. Zendesk

Zendesk bietet zwei anpassbare Lösungen – Services und Sales – die miteinander integriert werden können. Die Plattform zeichnet sich durch Tabellen-basierte Dateneingabe, die Integration von No-Code-Automatisierungs-Tools sowie die einfache Anpassung von Boards und Elementfeldern aus. Diese Funktionen sind speziell auf unterschiedliche Vertriebsprozesse oder Projektanforderungen in Vertriebsoperationen abgestimmt.

Die Pipeline kann ebenfalls an Ihre Anforderungen und Ziele angepasst werden. Im Bereich Analytik bieten die Dashboards zahlreiche Anpassungsoptionen und bilden damit das Fundament für ein flexibles CRM.

Besondere Funktionen von Zendesk:

• Einheitliches Kundenprofil mit kanalübergreifender Interaktionshistorie.
• Vorgefertigte Dashboards mit Anpassungsoptionen für mehrere Kanäle.
• Workflow-Automatisierung und Trigger für Support- und Vertriebsprozesse.
• Wissensdatenbank-Funktion, um zentrale Informationen in allen Unternehmenseinheiten bereitzustellen.
• Konfigurierbare KI-Agenten-Personas zur Unterstützung von Service-Teams und zur Verbesserung der Kundeninteraktionen.

Mögliche Herausforderungen mit Zendesk:

• Vorrangig für den Kundenservice entwickelt, mit geringerer Tiefe in Marketing und Vertrieb im Vergleich zu umfassenderen CRMs.
• Steile Lernkurve bei Nutzung fortgeschrittener Anpassungsfunktionen.
• Begrenzte branchenspezifische Funktionalität.

Zendesk Preismodell:

Tarife mit erweiterten Anpassungsmöglichkeiten starten bei 110 € pro Agent und Monat.

6. Zoho CRM

Zoho ist in erster Linie eine Automatisierungssoftware, mit der Sie verschiedene Prozesse in Ihrem Unternehmen optimieren können. Das CRM-Produkt Zoho CRM wird für seine Anpassungsfähigkeit, Skalierbarkeit, leistungsstarken Funktionen, Tools für mehrkanalige Kommunikation und umfassenden Integrationsoptionen empfohlen.

Wenig überraschend legt Zoho CRM großen Wert auf die Optimierung unterschiedlicher Geschäftsprozesse, Kampagnen und Customer Journeys. Dank dieser Ausrichtung ist eine Anbindung an über 500 Apps über den Zoho Marketplace möglich.

Besondere Funktionen von Zoho CRMs:

• Die Zia KI-Assistenz zur Verbesserung von Vertriebsanalysen, Prognosen und Aufgabenautomatisierung.
• Vorgefertigte Berichte und KI-gestützte Analysen bieten Einblicke in Vertrieb, Marketing und Leistung von Aktivitäten.
• Ein Workflow-Automatisierungstool namens Blueprint zum Abbilden und Durchsetzen standardisierter Geschäftsprozesse.
• Individuell anpassbare Module, Felder, Layouts und Workflows, die auf die Geschäftsprozesse abgestimmt werden können.

Mögliche Herausforderungen mit Zoho CRM:

• Einige Funktionen sind nicht in der CRM-Plattform integriert und erfordern unter Umständen die Einrichtung eines separaten Tools (z. B. Zoho Campaigns für E-Mail-Marketing).
• Die Erstellung fortgeschrittener individueller Berichte kann komplex sein
• Viele KI-Funktionen sind nur in höheren Tarifstufen verfügbar.

Zoho CRM Preismodell:

Zoho CRM bietet eine kostenlose Version an, die jedoch verständlicherweise in Umfang und Funktionen eingeschränkt ist. Die kostenpflichtigen Tarife beginnen bei 15 € pro Nutzer:in/Monat.

7. ClickUp

ClickUp, eine cloudbasierte Lösung, ist bekannt für ihre Stärken im Projektmanagement und bei organisatorischen Funktionen. Über die Kernfunktionen hinaus unterstützt das System Unternehmen branchenübergreifend bei ihren CRM-Prozessen und bietet außergewöhnlich flexible sowie individuell anpassbare Lösungen.

Die Stärke des Systems liegt in den anpassbaren Features, Tags und Datenschutzeinstellungen, die Unternehmen eine hohe Flexibilität bei der Gestaltung ihrer CRM-Strategien und -Prozesse ermöglichen. Darüber hinaus können Sie eigene Aufgabenfelder erstellen und so verschiedenste Kundendaten wie Telefonnummern, E-Mails, Notizen, Interessentendetails und mehr verwalten.

ClickUp besticht zudem durch anpassbare Kommunikations- und Kollaborationstools. So lassen sich individuelle Status, Vorlagen, Workflows, Aufgabenverteilungen, Alarme und eine anpassbare Aufgabenleiste gestalten.

Besondere Funktionen von ClickUp:

• Individuell anpassbare Felder, Status und Workflows, die auf die Bedürfnisse des Teams zugeschnitten werden können.
• Konfigurierbare Formulare, die Feedback zentralisieren, Workflows auslösen und KI-gestützte Auswertungen unterstützen.
• Vorgefertigte und individuell anpassbare Vorlagen für Marketing, Vertrieb und Projektmanagement zur schnelleren Einrichtung.
• Integration mit mehr als 1.000 Drittanbieter-Anwendungen.

Mögliche Herausforderungen mit ClickUp:

• Viele Funktionen sind in erster Linie auf das Projektmanagement ausgerichtet und weniger auf zentrale CRM-Anwendungsfälle.
• Es fehlt die Tiefe spezialisierter CRM-Lösungen, insbesondere für die Verwaltung komplexer Beziehungen und Vertriebspipelines.

ClickUp Preismodell:

Der Business-Tarif mit umfangreicheren Konfigurationsmöglichkeiten beginnt bei 19 € pro Benutzer:in/Monat.

8. Hubspot

Die Customer Platform von Hubspot richtet sich an die Herausforderung, große Datenmengen aus Marketing, Vertrieb, Service, Content, Daten und Commerce zu verwalten. Mit diesen Funktionen können Unternehmen benutzerdefinierte Objekte, Eigenschaften und Zuordnungen nutzen, um individuelle Datenmodelle zu gestalten. Die Plattform bietet Nutzerinnen und Nutzern die Möglichkeit, Deal-Pipelines, Board-Ansichten, Übersichtsseiten, Datensatzseiten und mehr einzurichten.

Darüber hinaus ermöglicht HubSpot das Erstellen neuer UI-Elemente, die individuelle Informationen anzeigen, indem eigene Erweiterungen gebaut werden.

Besondere Funktionen von Hubspot:

• Konfigurierbare CRM-Tabs und Layouts, die auf die Bedürfnisse des Unternehmens abgestimmt werden können.
• Vertriebsautomatisierungs-Workflows zur Reduzierung manueller Aufgaben und zur Steigerung der Effizienz in der Pipeline.
• Standard- und benutzerdefinierte Tools für Prognosen und Berichte.
• Individuelle Feldzuordnungen, um das CRM an spezifische Datenstrukturen anzupassen.
• Der KI-gestützte Agent von Hubspot, genannt Breeze Customer Agent, sorgt für schnellere Reaktionen und Supportaufgaben.

Mögliche Herausforderungen mit Hubspot:

• Die Kosten können schnell steigen, wenn das Unternehmen wächst und weiterführende Funktionen benötigt werden.
• Benutzerdefinierte Berichte, A/B-Tests und erweiterte Workflow-Automatisierung sind höheren Tarifen vorbehalten.

HubSpot Preismodell:

HubSpots Customer Platform unterstützt zentrale Anpassungsfunktionen in den Professional- und Enterprise-Tarifen. Die Preise starten bei 1.450 € für 6 Nutzerplätze pro Monat.

Siehe auch: Top 10 HubSpot Alternativen & Wettbewerber

9. Copper

Copper CRM hebt sich als Google-zentrisches System hervor, das für Nutzer:innen entwickelt wurde, die ihre bevorzugten Google-Anwendungen nahtlos integrieren möchten. Speziell darauf ausgelegt, ein CRM mit Google-Tools zu harmonisieren, integriert sich Copper mühelos mit Gmail, Kontakte, Kalender, Sheets und Drive und bietet den Nutzenden ein durchgängiges Erlebnis. Zusätzlich bietet es eine Chrome-Erweiterung, mit der Teams direkt aus Gmail und Kalender auf das CRM-Interface zugreifen können.

Diese spezialisierte Software passt nicht nur die CRM-Funktionen an, sondern schafft auch eine starke Verbindung zu Google-Anwendungen. Die nahtlose Integration mit Google-Produkten und die vertraute Benutzeroberfläche schlagen eine Brücke für Nutzende, die CRM-Lösungen im Google-Ökosystem suchen.

Copper vereinfacht den Anpassungsprozess für Teams erheblich und ermöglicht ihnen, Datenfelder, Workflows, Vorlagen und Pipelines an ihre individuellen Anforderungen anzupassen.

Dies ist eine ausgezeichnete Wahl, wenn Ihr Unternehmen stark auf Google-Tools setzt.

Besondere Funktionen von Copper CRM:

• Anpassbare Vertriebs- und Projektpipelines.
• Tiefe Integration mit Google Workspace-Apps wie Gmail, Kalender und Drive.
• Aktivitäts-, Pipeline- und benutzerdefinierte Berichte (eigene Berichte sind nur im Business-Tarif verfügbar).
• Unterstützung benutzerdefinierter Felder zur Anpassung von Daten an individuelle Prozesse.
• Team-Berechtigungen und rollenbasierte Zugriffskontrollen für Professional- und Business-Tarife.

Mögliche Herausforderungen mit Copper CRM:

• Die Berichtsfunktionen sind im Vergleich zu größeren CRMs eingeschränkt.
• Die Marketingfunktionen sind recht einfach und daher weniger geeignet für das umfassende Management der Customer Journey.

Copper CRM Preismodell:

Anpassungsfunktionen sind über den Professional-Tarif zugänglich, der bei 69 € pro Nutzer:in und Monat liegt. Unternehmen, die erweiterte Anpassungen benötigen, sollten den Business-Tarif in Betracht ziehen, der bei 134 € pro Nutzer:in und Monat liegt.

10. Nimble

Nimble ist eine intuitive Softwarelösung, die umfangreiche Anpassungsmöglichkeiten innerhalb des CRM-Umfelds bietet. Die durchdachte Benutzeroberfläche, das Navigationssystem und eine Vielzahl von Tools sind auf eine schnelle Einarbeitung und effektive Nutzung ausgelegt.

Kund:innen schätzen, dass sich mit Nimbles Anpassungsmöglichkeiten Pipelinestufen, Datenfelder, automatisierte Workflows und Berichte gezielt an die eigenen Anforderungen anpassen lassen.

Mit einem klaren Fokus auf Deal-Tracking, Lead-Management und Akquise unterstützt Nimble eher klassische Umsatzprozesse. Diese Software ist besonders sinnvoll für Direktvertriebsteams mit individuellen Vertriebsprozessen oder täglichen Abläufen.

Besondere Funktionen von Nimble:

• Automatisierte Profil-Datenanreicherung aus sozialen und geschäftlichen Quellen.
• Automatisierung im Vertrieb und Marketing für E-Mail-Management und Outreach.
• Eigene Workflows zur Automatisierung wiederkehrender Aufgaben wie Leadzuweisung oder Erinnerungen für Folgeaktivitäten.
• Anpassbare Webformulare zur direkten Lead-Erfassung über die Website und Nachverfolgung von Conversions.
• Integrationen mit einer Vielzahl von Business-Anwendungen sowie eine API für eigene Verbindungen.

Mögliche Herausforderungen mit Nimble:

• Für neue Nutzer:innen ist die Lernkurve steiler, manche Funktionen wirken komplexer als erwartet.
• Die Navigation in der Benutzeroberfläche kann umständlich wirken und erfordert zusätzlichen Aufwand zum Erlernen.

Nimble Preismodell:

Nimble bietet einen einzelnen Abotarif ab 30 € pro Nutzer:in/Monat, einschließlich einer kostenlosen Testversion, um die Funktionen der Plattform kennenzulernen. Die Gesamtkosten können steigen – je nach benötigtem Speicher und dem Umfang der gewünschten Anpassungen oder Integrationen.

Zusammenfassung

Anpassbare CRMs ermöglichen es Unternehmen, die Software individuell an ihre Prozesse anzupassen, und bieten eine flexiblere Alternative zu starren CRM-Systemen. Diese Art von CRM ist besonders wertvoll für mittelständische bis große Organisationen, die häufig auf branchenspezifische Tools und komplexe Workflows angewiesen sind. Im Jahr 2026 zählen flexible Datenmodelle, konfigurierbare Dashboards, Workflow-Automatisierung, No-Code-Tools, nahtlose Integrationen und KI zu den wichtigsten Anpassungsfunktionen; sie ermöglichen Unternehmen, ihre Leistung branchenübergreifend kontinuierlich zu steigern.

Creatio CRM bietet diese Flexibilität durch eine No-Code-Plattform, eine modulare Architektur und KI, die direkt im Kern der Plattform integriert ist. Geschäftsanwender:innen können Felder, Oberflächen und Workflows anpassen oder sogar eigene KI-Agenten erstellen, um ganz individuelle Anforderungen abzudecken. Dieser Ansatz ermöglicht es nicht nur, Abläufe zu optimieren, sondern auch Prozesse zu beschleunigen und nachhaltiges Unternehmenswachstum zu fördern.